| Suivre
une formation |
| Notre
gamme de formations en informatique: logiciels bureautiques
Microsoft Office,
création de sites Internet |
|
Formations
Access en nos locaux ou en entreprise. |
|
Le cours
|
| 1. Initiation aux bases de données |
| 2. Les tables |
| 3. Requête |
| 4. Formulaire |
| 5. Travailler avec une base de donnée Access |
| 6. Création
d'une base de donnée relationnelle |
| 7. Les Etats
et impressions |
| 8. Macros et menus de démarrage |
|
9. Propriétés
avancées des champs Access |
|
10 . Exercice:
gestion d'un club |
| 11.
Sélection de valeurs dans une liste de choix |
| 12. Menu Macros |
| 13. Formulaire avancé |
| 14. Procédures événementielles |
| 15. Champ Calculé |
| 16. Access en
réseau, partage entre utilisateurs |
| 17. Sécurité et accès utilisateur |
| Comptabilité
Ciel, la référence des PME en Belgique et au Luxembourg à 319
€ hTVA. |
| Autres
formations YBET en ligne gratuites |
| 1. Microsoft
Excel,
un tutorial en ligne pour créer ses factures, tris et filtres des
données, fonctions spécifiques. |
| 2. PowerPoint:
présentations et multimédia par Microsoft. |
| 3. Tutorial
FrontPage:
création de site Internet en HTML, feuilles de styles. |
| 4. PHP
- MySQL langage de programmation pour les sites Internet |
| Formations
techniques |
| Les PC
et périphériques: le fonctionnement des ordinateurs et
périphériques |
| Le
matériel réseau: Ethernet, sans fils, switch et équipements
réseaux. |
| Administration
de Windows: paramétrage, dépannage et installation des versions de
Microsoft Windows pour stations et serveurs. |
|
 Cours Access en ligne: 1. Introduction à la base de donnée
1. Introduction - 2. Le
classement - tri - 3. Filtrage des enregistrements -
4. Vocabulaire: enregistrements et champs - 5. Base
de donnée Access
Ce tutorial ACCESS reprend les notions et quelques applications de la base de données Access
de Microsoft en 17 chapitres.
Même si ce n'est pas le cours donné dans notre salle de formation, plus complet, son utilisation est gratuite et
devrait permettre de créer rapidement des bases de
données. L'exercice associé va nous permettre de
créer une base de donnée relationnelle pour le classement et la gestion
de CD musicaux, cassettes vidéo, DVD, ... Un autre exemple d'utilisation est repris dans le
cours sous Gestion
des finances d'un club
Une base de donnée permet de classer, trier et filtrer
de larges quantités d'informations. Chaque logiciel de gestion
(comptabilité, gestion commerciale, stock, ...) est d'ailleurs une base de
donnée. Vous pouvez également le
faire avec un tableur comme Excel. C'est en partie vrai. Si vous êtes un utilisateur avancé du
tableur, certaines fonctions peuvent sembler similaires. Néanmoins, les
possibilités de Microsoft Access sont largement supérieures dans ces domaines, surtout si
vous utilisez de grandes quantités de données.
Pour débuter notre formation Access, commençons
par un petit lexique spécifique aux bases de données
Prenons par exemple un fichier d'adresse. Le tri va
permettre de classer par ordre alphabétique suivant le nom, prénom, ... Dans
la majorité des bases de données, ces classement peuvent se faire suivant
différents niveaux. Par exemple
- Nom
- Prénom
- code postal
- ...
Dans notre exemple, les personnes seront d'abord triées suivant le nom. Si deux personnes ont le même nom, le tri se fera alors suivant le
prénom. Pour deux personnes homonymes, le classement se fera ensuite suivant le
code postal du lieu de résidence, ...
La fonction de filtre des enregistrements permet
de n'afficher que les enregistrements répondant à des critères complexes. Dans
le cas de notre fichier d'adresse, ceci permet par exemple à Access de
n'afficher les hommes de plus de cinquante ans habitant à Florenville. Ce type
de filtre est très efficace. Pour faire ces filtres, il vous faut impérativement
créer des champs adéquats avec les bonnes données suivant la personnes. C'est la principale difficulté lorsque vous
créez une base de donnée Access: choisir correctement les champs.
Les bases de données, notamment Access, sont caractérisées par des
enregistrements et des champs. Dans le cas d'un carnet d'adresse, l'enregistrement représente les coordonnées de la personne. Le champ,
représente la case à remplir, un renseignement repris dans une catégorie pour
chaque enregistrement. La
création d'une base de donnée implique donc au préalable la création d'une
structure en fonction des renseignements souhaités. Cette étape est de loin la
plus importante. De par leur conception, ajouter des champs alors que la base de
donnée et ses différents modules d'analyse sont créés est fastidieux. Des
exemples sont également fournis directement avec la base de données.
Quels champs devons nous créer? Reprenons notre
exemple d'un fichier d'adresse Access. Quelles sont les catégories de renseignements
que nous serions amenés à rechercher sachant que la fonction d'une base de
donnée passe par le tri et le filtrage. Un autre critère va rentrer en ligne de
compte, des renseignements supplémentaires.
- Nom: Ceci est d'abord un renseignement sur la personne mais va nous
permettre de faire une recherche sur une personne.
- Prénom: Le critère est identique à celui du nom. Pourrions-nous
rassembler le nom et le prénom? Oui et non. Prenons le cas d'utilisation de
cette base de donnée pour un mailing. L'adresse de la personne reprend
effectivement le nom et le prénom. Par contre, la phase type en bas de la
lettre reprend "Je vous prie d'agréer, Monsieur Lejeune, mes
salutations distinguées." Remarquez tout de suite que le prénom n'est
plus utilisé. Pour des lettres amicales, c'est le prénom qui est utilisé.
- L'adresse: reprend la rue et le numéro de maison, boîte postale.
Dans l'adresse, le débutant va découper cette information en tranche.
Est-ce nécessaire? Probablement non. Il est peu probable que vous fassiez
un tri ou un filtre sur la rue et moins encore sur le numéro de maison. Ce
champ est indicatif.
- Le code postal: ici aussi nous pourrions rassembler le code postal et la
ville. Néanmoins, dissocier les 2 va nous permettre différentes petites
choses. La ville est spécifique et va nous permettre de faire un tri. Par
contre, du moins en Belgique et en France, le code postal va permettre de
trier non pas sur le domicile mais sur une zone d'habitation, typiquement
sur la commune en Belgique.
- La ville: tri sur le domicile.
- Le numéro de téléphone, fax, GSM ... A moins de faire une recherche
type annuaire inversée, ces informations ne sont qu'indicatives.
- Les informations professionnelles: On retrouve le nom de la société, la
fonction de la personne et coordonnées de l'entreprise. Les règles sont identiques
que celles de l'adresse privée.
- D'autres renseignements seront rajoutés suivant l'utilisation de cette
base de donnée Access à titre de renseignements comme la date de naissance
(anniversaire), prénom de l'épouse - époux, enfants, ...
Est-ce suffisant, non. Il nous manque quelques champs importants.
- Le titre: Monsieur, Madame, Mademoiselle, ... Ce champ est important pour
deux raisons. D'abord parce qu'il est utilisé dans le courrier (adresse et formule de politesse). Deuxièmement, ce champ va nous
permettre de déterminer le sexe de la personne. Un champ supplémentaire
pourrait également être utilisé.
- Des champs additionnels de tri. L'utilisation d'une base de donnée
Access permet d'afficher les enregistrements suivant un filtrage. Pouvons nous utiliser
certaines combinaisons de ce filtrage? Oui. Prenons notre carnet d'adresse
sous Access. On retrouvera dans ce carnet des amis, connaissances, relations
professionnelles, utilisateurs du cours, ... La solution habituelle est de créer un carnet d'adresse
informatique pour chaque catégorie de personnes. L'autre possibilité est
de créer une seule base de données et d'ajouter des cases à cocher (oui
ou non) reprenant ces différentes catégories. Ceci nous permettra de
cibler l'envoi de courrier suivant le type de relation,
par exemple tous les membres du club de sport
Maintenant que les explications préliminaires du cours sont
acquises, intéressons nous à la base de donnée de Microsoft. Les onglets d'Access se subdivisent en 7
parties. Passons en revue les
principaux.
-
Débutons par la table: elle reprend les informations brutes
(non traitées): les enregistrements et les champs.
-
Une requête permet diverses mises en forme des tables: le
tri, filtre, afficher ou nom des données, …
-
Un Formulaire affiche les données des tables et requêtes d'une manière agréable.
-
Un état permet d'imprimer des données de tables et de requêtes avec si nécessaire
des regroupements et des calculs. C'est bien là la grosse différence entre
Excel et Access, les calculs ne se font pas par de simples formules, mais bien par ces états d'impression. L'avantage, c'est qu'une fois que
l'état est fait, tout se fait automatiquement. Le défaut, c'est de … faire
ces états. Néanmoins, pour de nombreux enregistrements (plus de 500), Excel est vite
dépassé, limité de toute façon à 65535 lignes par feuille.
-
Les macros permettent d'exécuter des fonctions à
partir de requêtes ou de formulaires. Nous ne rentrerons pas dans la
programmation d'ACCESS dans cette formation mais utiliserons ces fonctions pour
créer un formulaire d'entrée.
-
Page: permet de créer des pages Internet pour accéder à la base de
données
|
