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Cette partie reprend quelques points de la formation Word donnée dans nos établissements à Chiny. 

Les anciennes info YBET sur Word.

 

Correction grammaticale

Mise en page correcte sous Word

Les sauts de pages et sauts de section de Word

Les styles de paragraphes

Les tableaux de Word par la pratique


Correction grammaticale sous Word.

Le traitement de texte Word 2000 intègre en standard une correction orthographique et une correction grammaticale.

La correction orthographique est activée en standard. Pour rappel, cette correction vérifie si le mot est dans une liste. S'il n'y est pas, il le souligne en rouge dans le texte. Par contre, la correction grammaticale n'est pas activée en standard. Pour le faire, dans le menu "Outils", choisissez "Options et l'onglet "Grammaire et orthographe".

En bas, cochez la case "Vérifiez la grammaire en cours de frappe et les fautes de grammaire seront soulignées en vert.


Une mise en page correcte sous Word (débutant)

Par défaut, Word insère 2,56 cm de chaque coté de la feuille comme mise en page. Pour réduire ces marges, utilisez la commande Mise en page du menu Fichier.

Attention, les marges ne doivent pas être inférieure à 1 cm, les imprimantes n'impriment pas sur les bords complètement. Si vous essayez, Word affichera un message vous invitant à corriger. Pour faire des pages vis à vis (double face), cochez la case "vis à vis". Ceci impliquera d'imprimer d'abord les pages paires, ensuite les pages paires, sauf avec les imprimantes HP980 et HP990 qui incluent d'office un module recto – verso.

Le bouton "Par défaut" permet de conserver cette mise en page pour les nouveaux documents suivants.


Word, les sauts de page et de section.

Commençons par le début. Lorsque vous souhaitez passez à la page suivante, la technique du débutant consiste à appuyer plusieurs fois (disons de nombreuses fois) sur la touche <Entrée>. Forcément, ceci marchait … pas très bien. La technique normale (pour rappel) consiste à utiliser la première commande du menu Insertion "Saut"

Sélectionnez "Saut de page", proposé par défaut, et le tour est joué. Vous serez certain de tapez votre texte suivant en début de page, quelque soit les bricolages des pages précédente.

Passons à plus compliquer. Je souhaiterais faire une page en une colonne, la page suivante en deux colonnes, une page en mode paysage, la suivante en mode portrait (décidément, Patrick, quand il faut compliquer, quel casse pied), ou pire … une moitié de la page en 1 colonne, la partie du milieu en 2 colonnes et la fin en … 1 colonne. Un dernier exemple du problème, des pieds de pages différents d'un chapitre à l'autre.

L'amateur (où celui qui n'a pas suivi les formations) vous trouvera un truc à base de différents fichiers, ou à base de découpage à l'aide d'un outils communément appelé dans le jargon des non informaticiens un "ciseau".

Reprenons notre commande "Saut" du menu insertion. Cette fois, sélectionnons Type de sauts de section, "Page suivante". Word insère également un saut de page, mais … change de section

Ceci ce remarque dans la barre des tâches de Word en dessous, marqué sec 2 (pour section). Avec cette nouvelle section, quels sont les possibilités, pas mal.

Sélectionnons la commande "Colonne" du menu Format

Je vous laisse choisir le nombre de colonnes, par contre, en bas, apparaît "Appliquer à" et comme choix A cette section. Le dessin à droite est suffisamment explicatif. Cette section sera en 2 colonnes, la section (autrement dit la page) sera en 1 colonne. Pour repasser en 1 colonne à la page suivante, il suffira de recréer un saut de section et de reprendre la commande Format, colonne.

De même, une fois le saut de section colonne créé, utilisons la commande Mise en page du menu Fichier.

De nouveaux, la fonction "Appliquer à cette section réapparaît". Dans les 4 onglets, les modifications de mise en page (y compris portrait / paysage) seront d'application à la section sélectionnée.

Allez, je complique un peu. Supposons que nous souhaitons une partie de page en 2 colonnes, et une partie en 1 colonne. Le principe est le même. Saut que dans le menu INSERTION, nous choisirons Saut de section CONTINU. Le principe restera le même.

Reste quelques problèmes (même si je garde quelques astuces en réserve sur le sujet). Supposons le mémoire d'étudiant. Le principe consiste à inscrire en bas de chaque page le numéro et le titre du chapitre … en fonction du chapitre.

La technique primaire consiste à … faire plusieurs documents. Voyons la méthode plus directe. Avant de débuter un nouveau chapitre, insérons un saut de section "Page suivante". Nous savons déjà que le texte reprend page suivante avec une nouvelle section. Passons maintenant à la commande "Affichage" Entête / Pied de page.

Voici la barre d'outil qui s'affiche lorsque nous sommes dans la première section. Je vous passe "Insertion automatique", sans intérêts. Le neuvième bouton permet de passer de l'entête au pied de page. Le dernier (Fermer) de revenir à votre texte.

Le premier bouton permet d'inscrire le numéro de page de manière automatique. Le suivant, toujours de manière automatique, le nombre de pages du document. Le dernier permet de modifier le numéro de la première page (commencer à la première page du document avec le numéro 3 par exemple). Je vous passe l'insertion de la date et de l'heure. Les deux boutons suivants sont eux aussi de type gadgets. Passons au bouton "Entête / pied de page". Il permet de passer de l'entête de la page au pied. Reste les 2 suivants qui permettent d'afficher les entête/pieds de pages de la section précédente ou suivante. Nous revoici revenu aux sauts de sections. Je vous passe le bouton FERMER.

Ceci n'apporte pas beaucoup d'éclaircissement. Par contre, lorsque nous utilisons cette commande dans la section suivante, le bouton "identique au précédent" et le texte associé en bas à droite apparaissent. Il suffit de cliquer sur ce bouton pour créer un entête / pied de page différent de la section précédente et de taper à l'endroit adéquat "Chapitre 2, page , et ainsi de suite.

Pour que la première page d'un chapitre (pardon, d'une section) soit différent des autres, il faut utiliser la commande "Mise en page" du menu FICHIER et sélectionner le quatrième onglet.

Cochez (ou décochez) première page différente. Vous pouvez même utiliser un entête/pied différent suivant les pages paires ou impaires.

D'autres possibilités existent. Mais ceci n'est plus du style amateurs. Avec ceci, vous devriez préparer de belles mises en pages.


Les styles de paragraphes de Word 10/02

La majorité d'entre vous utilisent les types de polices, taille de caractère, fonction gras, italique et souligné (pour rappel, respectivement: Ctrl + G, ctrl + I et CTRL + U). Reste la première partie dans la barre des tâches: le style de paragraphes.

Si vous cliquez sur la flèche à droite de cette partie, vous voyez apparaître une liste de style. En sélectionnant un autre, le paragraphe est modifié: attributs des caractères, alignement du paragraphe, couleur, … En effet, un style de paragraphe permet de modifier complètement les attributs d'un paragraphe.

L'utilisation semble facile, Ceci permet notamment de retrouver chaque fois la même apparence pour les titres d'un mémoire, ou pour des documents différents. Par exemple, dans cette info, les rubriques sont chaque fois utilisées avec un style de paragraphe titre. Le grisé reste le même quelque soit l'info. Reste à modifier ces styles de paragraphes en fonction de nos besoins.

La modification se fait par la commande "STYLE" du menu Format.

La première fenêtre permet d'afficher les styles de paragraphes disponibles dans votre fichier. Sélectionnons TITRE 1 et cliquons sur modifier.

L'utilisation de du bouton format permet de modifier tous les attributs de ce style de paragraphe: taille, couleur, fond, …

Si vous cochez la case "Ajouter au modèle", en reprenant ce style de paragraphe dans un autre document, vous reviendrez aux mêmes attributs que ceux choisis ici. Si vous ne cochez pas cette case, le style de paragraphe ne sera modifié que pour votre document.

Prenons un exemple concret de l'utilisation de cette fonction. Vous souhaitez passer de la hauteur 12 à la hauteur 13 pour tous les textes de styles de paragraphe Normaux d'un document. Il suffit dès lors de modifier le style de paragraphe normal de votre document et de cliquer sur "Appliquer". Si vos titres sont dans un autre style de paragraphe, ils ne seront pas modifiés.

Si vous utilisez les styles de paragraphes titre 1, titre 2, … pour vos titres (avec la hiérarchie ci-dessus), vous pouvez même créer des table de matière automatique. Pour cela, dans le menu Insertion, sélectionnez la commande "Table et index". Cliquez sur l'onglet Table des matières

Word créera directement la table des matières avec les numéros de pages, à l'endroit souhaité.

Si vous désirez créer des nouveaux styles de paragraphes, rien de plus facile, reprenons notre commande Style du menu Format et cliquons sur le bouton nouveau.

La fenêtre est identique à celle d'une modification sauf que vous pouvez donner le nom désiré, et même le style du paragraphe suivant. Si votre nouveau style est un style de titre, vous pouvez demander que le style de paragraphe suivant soit "normal" automatiquement. Vous pourrez même insérer ces styles dans les tables de matières automatiques.

Les tableaux Word

Word et Excell permettent tous deux de créer des tableaux. La grosse différence vient des calculs. Tous deux sont capables de les effectuer, mais Word ne met pas les résultats à jour automatiquement et ne permet pas directement d’utiliser des références de cellules. L’utilisation de résultats dans Word est de ce fait pratiquement impossible. Les tableaux de Word servent en fait à la mise en page. Par rapport à Excell, les possibilités sont pratiquement infinie. Pratiquement toutes les commandes sont dans le menu tableau de Word.

Commençons par insérer un tableau par la commande

Tableau => Insérer => Tableau. Sélectionnons un tableau de 5 colonnes sur 5 lignes. A ce stade, ne nous occupons pas trop des options.

Commençons par voir les commandes de sélection. En plaçant le curseur juste au dessus d’une colonne, une petite flèche apparaît, il suffit de cliquer pour sélectionner la colonne(de maintenir enfoncé en déplaçant la souris pour plusieurs), de même pour les lignes.

Par contre, en sélectionnant une ligne, apparaît la première bizarreté. La sélection de la première cellule semble décalée. Cette petite zone permet de sélectionner une cellule. Pour plusieurs cellules, il suffit de maintenir la souris enfoncée en se déplaçant.

Pour modifier la taille d’une colonne (ou d’une ligne), sans sélectionner de cellule, une double flèche apparaît. En déplaçant la souris (bouton gauche enfoncé), la taille diminue ou augmente. Attention, la taille d’une colonne (ou d’une ligne) ne peut être nulle.

Par contre, pour modifier la largeur d’une cellule, il faut sélectionner la cellule et seulement ensuite modifier la taille.

Ceci permet de modifier la taille de la deuxième cellule de la troisième ligne. Pour modifier la taille de deux lignes successives, il suffit de sélectionner les 2 cellules dans une même colonne. Attention ceci ne fonctionne pas pour la hauteur de lignes. En effet, Dans ce cas, même avec une cellule sélectionnée, la hauteur de toutes les cellules de la ligne sont redimensionnées (mais ceci est logique).

Supposons maintenant que vous voulons insérer des lignes, colonnes, cellules. Dans le menu tableau toujours sélectionnons la commande INSERER

La liste des commandes n’apparaît que si vous êtes effectivement dans un tableau., sinon seule la commande insérer tableau apparaît. Par rapport à votre curseur dans le tableau, vous pouvez insérer une ligne au=dessus ou en dessous, une colonne à droite ou à gauche. Attention, Word ne redimensionne pas automatiquement la largeur des colonnes. La dernière colonne risque de disparaître à droite de votre feuille. Nous verrons la commande qui permet de redimensionner l’ensemble des colonnes plus tard. De ce fait, il est largement conseillé de créer plus de colonnes que nécessaire au départ, quitte à supprimer ensuite les colonnes qui ne servent pas et d’agrandir les autres.

L’insertion d’une cellule (et sa suppression) sont nettement plus spécifiques. Sélectionnons une cellule et "insérons une cellule"

L'insertion de ligne et colonne est identique aux commandes ci-dessus. Sauf qu'une ligne est systématiquement insérée au-dessus de la ligne en cours et une colonne à gauche. Si vous choisissez d'insérer une cellule vers le bas, Word va automatiquement insérer une nouvelle ligne. Ceci est valable pour la suppression qui supprime automatiquement une ligne. Par contre, avec "Décaler vers la droite" vous permet de créer des tableaux comme ci-dessous.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               En combinat avec la modification de la largeur d'une cellule (cellule sélectionnée), vous pouvez arriver à ceci.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               

La commande suppression est identique à Insérer, sauf pour cellule -> décaler vers le haut qui a déjà été mentionné. Pour supprimer un tableau, vous devez obligatoirement passer par cette commande. En effet, en sélectionnant toutes les cellules, vous supprimez le contenu des cellules, mais pas le tableau.

La commande de sélection ne pose pas de problème et nous l'avons déjà vue avec l'utilisation de la souris.

Sélectionnons plusieurs cellules et utilisons la commande du menu tableau "Fusionner les cellules". Ceci va permettre de regrouper plusieurs cellules en une seule.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

 

De même, la commande "Fractionner" va permettre de couper en morceaux une ou plusieurs cellules

                La case à cocher "Fusionner …" permet de regrouper les cellules sélectionnées avant le fractionnement. Dans le cas ci-dessous, nous avons sélectionner 3 cellules pour les fractionner en 4 cellules. Cette case de Word est apparue avec la version 1997. Avant, il fallait d'abord fusionner, ensuite fractionner sinon, chaque cellule était fractionnée avec le nombre de cellules choisies.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   

Les possibilités sont déjà importantes à ce stade. Fractionner le tableau permet de découper le tableau en deux. Chaque nouveau tableau se gérant séparément.

Mise en forme automatique permet de créer directement les mises en forme d'un tableau. Ces commandes ne sont pas souvent utilisées et l'exemple ci-dessous est impossible à utiliser en impression.

La commande "Ajustement automatique" permet de redimensionner la taille des cellules sélectionnées. Ceci permet notamment de "ramené" des colonnes qui n'apparaissent plus sur votre feuille.

Je ne verrais pas les autres commandes, elles sont peu utilisées.

Essayons maintenant d'utiliser l'ensemble des commandes ci-dessus couplées à la commande du menu Format "Bordures et trames". Nous souhaiterions un tableau similaire à ci-dessous.

 

 

 

 

5

1

 

2

 

 

 

6

3

3

3

4

 

 

 

 

 

 

 

1

                 

La commande "Bordures et trames" du menu Format pourrait être utilisé pour les commandes 5 et 6, mais nous allons procéder de manière plus facile. Dans le menu Affichage, sélectionnez la commande "Barre d'outils et comme barre d'outils supplémentaires, "Tableaux et bordures". Une barre d'outils similaire à ceci apparaît.

Nous allons utiliser systématiquement cette barre d'outils pour créer notre tableau. Commençons par créer un tableau non pas de 5 colonnes, mais bien de 6 colonnes. En effet, pour le point 1 (le découpage), nous avons 3 possibilités. La première est de créer 5 colonnes et de réinsérer une cellule. Néanmoins, cette possibilité déjà vue va nous obliger à redimensionner l'ensemble des colonnes (pas facile). La solution la plus rapide est donc de créer un tableau de 6 colonnes au départ. Pour les cellules "manquantes", 2 possibilités. Soit vous les supprimez, soit vous enlever les bordures (et les cellules n'apparaîtrons plus à l'impression). Cette méthode permet de garder les cellules pour une utilisation future. Comme la commande de suppression des cellules a été vue plus haut, utilisons la méthode suppression du quadrillage.

1. Sélectionnez les deux cellules à supprimer et cliquez deux fois chaque fois sur le dessin correspondant à la bordure à supprimer. Fait de même pour la cellule la plus en bas à droite. Et voilà pour la cellule qui semble apparaître. Attention, par défaut, Word affiche un quadrillage en grisé pour vous permettre de voire l'emplacement des cellules, mais ces quadrillages ne sont pas imprimés. Vous pouvez le vérifier par la commande "Aperçu avant impression".

2. Cette commande est la commande Fusionner vu plus haut. Elle est également disponible dans la barre d'outils.

3. Fractionner une cellule en 3 a déjà été vue. Cette commande est également disponible dans la barre d'outils.

4. Pour modifier la taille d'une seule cellule, il faut (pour rappel) la sélectionner avant (avec celle à droite si nécessaire) en seulement ensuite modifier la largeur de la cellule.

5. Cette partie va de nouveau utiliser la barre d'outils. Par rapport à notre tableau de base, les lignes intérieures des 4 cellules sont en vert. Sélectionnons les 4 cellules.

Commençons par choisir un modèle de ligne (double, pointillé, …), ensuite la largeur de la ligne (ci-dessus en 1), ensuite la couleur (ici en vert). Nous pouvons maintenant choisir le quadrillage intérieur et le tour est joué.

6. Le point 6 est encore plus facile. Sélectionnez la cellule, cliquez sur le pot de peinture dans la barre d'outils et sélectionnez la couleur rouge.

Ce type de tableaux permet une multitude de présentation. Les applications sont par exemple des prix en fonctions d'options reprises en lignes et en colonnes, horaires de travail, … bref tous les tableaux en 2 dimensions utilisés dans la vie courantes ou il n'y a pas de calculs à faire mais ou la flexibilité est importante.

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