1. Introduction à la formation CIEL compta

1. Formations YBET - 2. Obligations comptables - 3. Plan comptable normalisé - 4. Les journaux comptables

1. Formations YBET.

Actif dans les formations informatiques depuis 1996, YBET informatique est également partenaire officiel CIEL. Dans notre gamme d'activité couvrant les logiciels CIEL, nous proposons des formations sur l'ensemble de la gamme. Les entreprises qui achètent leur logiciel chez nous ont accès à des tarifs préférentiels sur les formations. Ce manuel est une partie du manuel de notre formation CIEL Compta (l'ensemble des chapitres n'est accessible qu'au personnes ayant suivi la formation en nos locaux). Vous trouverez les informations pour participer à nos cours sur Formation Ciel.

La gamme de logiciels CIEL pour la Belgique et le Luxembourg inclut une comptabilité, une gestion commerciale (gestion de stock, facturation et vente, gestion des achats, clients et fournisseurs), une gestion point de vente, gestion des immobilisations, ... Ciel Compta et Ciel gestion commerciale sont déclinés en 2 versions: la version Premium et la version Evolution, avec les mêmes formats de données. La version Evolution inclut des utilitaires supplémentaires. Cette formation est basée sur CIEL Compta Premium 9.X Belges et luxembourgeoises, même si des particularités de CIEL Evolution seront mentionnées. Elle utilise le plan comptable belge.

Les cours sur les logiciels CIEL donnés dans nos formations sont divisés en 2 modules: utilisateur standard et avancés. Chaque module de formation est donnée en 4 cours de 3 heures. La première formation reprend l'utilisation standard du logiciel CIEL. La deuxième formation reprend d'utilisation avancée et les particularités des versions EVOLUTION. Heureusement, CIEL compta est non seulement simple à utiliser, mais permet d'automatiser de multiples écritures tout en permettant de gérer n'importe quelle entreprise, quelque soit sa taille. Même si des connaissances en comptabilité ne sont pas obligatoires, de solides notions en gestions sont souhaitables. Ce cours n'est donc pas un cours de comptabilité, mais bien un cours sur l'utilisation de CIEL Comptabilité.

2. Obligations comptables

Choisir de devenir indépendant ou de créer une société se fait généralement dans la profession que l'on aime. Malheureusement, ce choix s'accompagne obligatoirement de tâches de gestions déterminées par la gestion financière de l'entreprise, par les multiples contraintes rajoutées années par années par les différentes administrations pour se faciliter la vie (principalement TVA). De ce fait, toute activité économique (indépendant, société ou même asbl belge) est tenu de tenir une comptabilité. Cette formation ne couvre que les entreprises, notre dossier association vous donnera les informations nécessaires sur les obligations comptables des ASBL et les solutions proposées par CIEL.

Selon le statut de l'entreprise, les obligations comptables sont plus ou moins importantes. Cette formation se base sur une comptabilité double. CIEL compta ne permet plus une comptabilité simple.

2.1. Indépendant

L'indépendant, tant qu'il ne dépasse pas un certain chiffre d'affaire, peut tenir une comptabilité simplifiée:

1. Journal des ventes
2. Journal des achats
3. livres de caisses
4. inventaire en fin d'année

Cette "comptabilité" peut éventuellement être tenue à l'aide d'un tableur (mais cette possibilité va disparaître). Cette comptabilité simplifié ne permet pas de suivre les payements des clients et des fournisseurs par exemple. La législation belge autorise les indépendants à tenir une comptabilité double au même titre que les entreprises.

Dans certaines professions, les indépendants peuvent choisir une comptabilité en régime forfaitaire. Ce régime permet de ne plus s'occuper d'une comptabilité puisque les gains sont calculés d'après un pourcentage sur les achat. Ce pourcentage est déterminé par l'administration (forcément à son avantage) mais cette solution peut faciliter la gestion de l'entreprise. Cette solution est limitée à quelques professions: cafés, boulangeries, ...

2.2. Sociétés, grandes entreprises.

Les sociétés sont soumis à des obligations comptables supplémentaires, notamment une comptabilité en partie double. Ce type de comptabilité nécessite pour chaque écriture un équilibre des montants inscrits.

Prenons un exemple:

Un client non assujettis paye. En comptabilité simple, ceci nécessite une écriture dans le journal de caisse. En comptabilité double, ceci nécessite 2 écritures équilibrées (montants identiques). Une écriture débitant le compte du client (qui a payé), une écriture créditant le compte "caisse". Nous verrons que cette notion est nettement plus complexes puisque nous devons également passer au préalable l'écriture vente de marchandises > client.

Cette comptabilité double est également basée sur des journaux de vente, d'achat, financiers (caisse, compte en banque, CCP, …), opérations diverses, mais les écritures nécessitent un équilibre des écritures. Le débit d'un compte doit être égal à un crédit d'un autre compte.

Heureusement, CIEL compta permet à des "non comptables" de rentrer simplement ces écritures puisque ces notions de débit - crédit sont souvent remplacées par Dépenses - recettes. Seules les opérations diverses nécessiteront des bases de comptabilité.

Les écritures de fin d'année incluent les inventaires comme pour les indépendants, mais également des résultats (différence entre les ventes, produits financiers, .. d'une part et les achats de marchandises, amortissements, frais, … d'autre parts), bilan (valeur de la société). Ces 2 derniers doivent être communiqués à la banque nationale. Ciel compta inclut ces fonctions obligatoires pour les sociétés.

Chaque frais, charges, rentrée, client, fournisseur, est rentré dans un compte distinct. Ces comptes sont normalisé par l'administration.

3. Le plan comptable normalisé.

La législation belge a normalisé un plan comptable. Ce plan consiste en une série de chiffres représentants un compte (un achat, une vente, un client, ...).

Chaque groupe de compte est rassemblé dans des classes. CIEL COMPTA propose une liste de comptes normalisés dans chaque classe. Même si les comptes peuvent être choisis plus ou mois librement (quelques différences par rapport au plan comptable normalisé, mais ce n'est pas conseillé), les comptes doivent être rentrés dans les classes adéquates. Pour le Luxembourg, le plan comptable peut être le plan belge ou le plan français.

Le but de cette partie n'est pas de donner un cours de comptabilité mais de servir de rappel pour les débutants en compta.

Nous donnons ci-dessous les classes comptables avec quelques comptes régulièrement utilisés.

3.1. Classe 1: Fonds propres, provision pour risques et charges et dettes à plus d'un an

3.2 Classe 2: Frais d'établissement, actifs immobilisés et créances à plus d'un an.

20 Frais d'établissement

• 200 Frais de constitution et d'augmentation de capital

• 202 Autres frais d'établissement

21 Immobilisation incorporelles (brevet, goodwill, …)

22 Terrains et constructions

• 220 Terrains
• 221 Constructions
• 222 Terrains bâtis

23 Installations, machines et outillage

• 230 Valeur d'acquisition
• 239 Amortissement

24 Mobilier et matériel roulant

• 240 Mobilier et matériel de bureau
• 241 Matériel roulant

3.3. Classe 3: Stocks

30 Approvisionnement en matière première

31 Approvisionnement, fournitures

33 Produits finis

 3.4. Classe 4: Créances et dettes à un an au plus

400 Clients

41 Autres créances

411: TVA à récupérer

4110: TVA sur achats

4117: TVA acomptes versés

43 Dettes financières à court terme (établissements de crédit, …)

            44 Dettes commerciales

            440 Fournisseurs

                        444 Factures à recevoir

3.5. Classe 5: Placement de trésorerie et valeurs disponibles

            55 Banque

                        5501 Chèques émis (-)

560 CCP

           561  Chèques émis (-)

57 Caisse espèce

58 Virements internes

3.6. Classe 6: Approvisionnements et marchandises

60 Achat de matières premières

            601 Achat de fournitures

                        604 Achat de marchandise

            609 Variation de stock

61 Services et biens divers

62 Rémunérations et charges sociales

63 Amortissements, réductions de valeurs et provisions pour risques et charges

64 Autres charges

65 Charges des dettes

3.7. Classe 7: Produits, ventes

70 Chiffre d'affaire

                        700            Vente de marchandise

                        701            Vente de produits finis

                        707            Prestations de service

71 Variations de stocks

75 Produits financiers

3.8. Classe 0: droits et engagements hors bilans

Cette classe est peu souvent utilisée. Elle sert pour les garantie et les participations

3.9. Remarques

1. Le premier chiffre de chaque compte reprend la classe
2. Le deuxième chiffre reprend une sous-classe
3. Le troisième chiffre délimite les sous-classes.

Par exemple, le compte 7000 est reprend une vente de marchandise, le compte 7001 reprend toujours une vente de marchandise, mais d'un autre groupe: le compte 7000 reprend par exemple les ventes de consommables, la classe 7001 reprend les ventes de matériels informatiques.

Vous ne trouverez jamais un compte 7, mais bien un compte 7000. De plus, le nombre de chiffres doit être délimité au début (fixe) suivant la dissociation que vous souhaitez.

Pour les clients, le compte reprend 400 compte client suivi de trois (ou plus) lettres ou chiffres, généralement des lettres, c'est plus facile. De même les fournisseurs commencent par 440 suivi de 3 lettres (ou chiffres).

3.10. Exercice

Présentation de quelques comptes dans CIEL compta via le Menu Base -> Plan comptable.

4. Les journaux comptables.

            Chaque activité de gestion de l'entreprise doit être passée (écrite) dans un journal. Suivant le type d'activité, le type de journal utilisé sera différent: vente, achat, opérations diverses, ...

Comme la majorité des logiciels comptables, CIEL compta est multi-journaux. Le nombre de journaux créés est illimité. Ceci permet par exemple de créer plusieurs comptes en banque ou même 2 journaux d'achats (marchandises et services par exemple).

4.1. Journal des ventes

Les ventes seront passées dans le journal des ventes, reprenant le client (400XXXX), le numéro de facture dans votre facturier, la date. Les marchandises sont référencées suivant le compte comptable (regroupement suivant le type de produit) et non suivant le produit en lui-même. Selon l'activité de l'entreprise, nous pouvons créer plusieurs journaux de vente (plusieurs points de vente), mais plus sûrement plusieurs comptes de vente.

4.2. Journal des achats.

Les achats sont passés dans un journal des achats. Généralement, on dissocie les achats de marchandises et les achats de service si votre comptabilité est directement liée à une gestion commerciale.

Chaque écriture d'achat reprend le compte du fournisseur (440XXX), la date de la facture, son numéro dans votre facturier et … les comptes d'achats 60XXXX pour les différents produits.

4.3. Journaux financiers

            Les journaux financiers reprennent les mouvements des comptes en banques et de la caisse. A chaque écriture comptable, un compte est débité ou crédité. Un payement sur un compte en banque par un client est une réduction de la dette que ce client a vis à vis de votre entreprise. Le programme créé donc une écriture compte en banque – client augmentant vos avoirs disponibles (classe 5) et déduisant vos créances à court terme (440 client).

4.4. Opérations diverses.

            Les journaux d'opérations diverses reprennent des écritures impossibles à insérer dans les 3 types de journaux ci-dessus. C'est par exemple le payement d'un fournisseur par chèque, les écritures d'amortissements (nous verrons ces mécanismes dans la partie fin d'exercice). Les écritures dans ces journaux sont de loin les plus compliquées. Ces écritures peuvent être effectuées par votre comptable.

La suite de la formation CIEL: 2. Présentation Ciel Compta

1. Introduction à la formation compta CIEL - 2. Présentation CIEL Compta - 3. Création d'un dossier comptable - 4. Première écriture comptable - 5. Le plan comptable - 6. Comptes clients et fournisseurs - 7. Les journaux comptables - 8. Code TVA - 9. Journaux Financiers - 10. Ecritures de vente et d'achat avancés - 11. Mode Brouillard, mode valide - 12. Centralisation des écritures comptables - 13. Etat: le grand livre - 14. Etat: les journaux - 15. Balance des comptes - 16. Déclaration TVA - 17. Listing TVA, intracommunautaire