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Cours Access: 1. Introduction à la base de donnée

1. Les fonctions d'une base de donnée - 2. Les champs et les enregistrements - 3. Le classement - 4. Filtres - 5. Spécificités d'Access - 6. Démarrer

Ce cours reprend les bases pour créer des bases de donnée avec Microsoft Access, c'est une large partie des notes utilisées le formateur dans notre salle ou en entreprises. Cette première partie reprend principalement les notions de base liées aux bases de données, la suite reprendra l'utilisation spécifique de ce gestionnaire de base de donnée, ses commandes et spécificités, en 16 chapitres. Dans la suite, nous reprendrons comme exercice mais surtout comme fil conducteur la gestion d'une bibliothèque (CD-audio, films en DVD, livres, collections). Un autre exemple sur ce site permet la gestion des finances d'un club (bénéfices de chaque activité, annuel, ...).

1. Les fonctions d'une base de donnée.

Son utilisation est de reprendre de grandes quantités d'informations de différentes sources pour les rassembler mais surtout les classer, les trier en fonction de différents critères (par exemple suivant le code postal ou l'entreprise dans un carnet d'adresse), de filtrer ces données (dans l'exemple des correspondants, uniquement les contacts d'une même région mais aussi tous sauf répondant à un critère particulier). Ces fonctions peuvent être faites par des tableurs par des utilisateurs avancés (comme Microsoft Excel ou OpenOffice calc) mais avec des restrictions, notamment au niveau du nombre d'enregistrements et surtout au niveau programmation plus limité.

Deux méthodes sont employées pour les gestionnaires de bases de données:

Une base de donnée (ou plutôt le gestionnaire) peut être relationnelle: des tables de données sont liées entre-elles suivant des codes communs, ce qui réduit la taille des différents fichiers. Prenons l'exemple d'une facture. Le document reprend finalement trois parties distinstes: le document en lui-même qui est lié au client repris dans un autre fichier par un code commun, mais aussi les produits, le code commun permet de récupérer la description du produit, éventuellement son prix, ... La majorité des gestionnaires le permettent mais toutes les applications n'utilisent pas ce principe comme de simples carnets d'adresse.

2. Enregistrements (fiche) et champs (cases à remplir).

Dans le cas d'une fiche (les coordonnées d'une personne, les caractéristiques d'un produit), on parle d'enregistrement. Dans chaque fiche, les différentes données sont reprises dans des champs. Chaque champ reprend une caractéristique spécifique, commune dans chaque enregistrement (exemple, le nom).

Les différents traitements se font sur les champs comme les tris et les filtres. A la création de la base de donnée, le choix des champs est très important: il va conditionner les différentes possibilités une fois les enregistrements entrés. Tous les champs ne sont pas utilisés comme critères, quelques uns sont indicatifs.

Prenons comme exemple des fiches produits:

Suivant l'application, d'autres peuvent être ajoutés comme la date de préemption (produits périssables), le numéro de série, .... Le but ici est simplement de montrer comment on sélectionne les champs à créer pour pouvoir trier et filtrer nos produits. D'autres exemples, comme un carnet d'adresses, sont utilisés dans nos différentes formations sur site.

3. Le tri

La fonction de tri permet d'afficher toutes les données suivant un critère particulier par ordre de grandeur (classement alphabétique, valeur, ...). Dans le cas d'un carnet d'adresse, le classement permet par exemple d'afficher les différentes adresses suivant le nom par ordre alphabétique ou suivant plusieurs critères comme d'abord le nom, ensuite le prénom si plusieurs personnes ont le même prénom. D'autres sont possibles comme le classement par code postal.

4. Filtrage des données

Filtrer les données est une utilisation importante. Elle permet de récupérer uniquement des enregistrements suivant des critères spécifiques: dans notre exemple ci-dessus, uniquement les produits d'une marque donnée ou (en cumulant différents critères) uniquement les ordinateurs d'une marque spécifique.

5. Spécificités d'Access

Pour gérer les données, Access utilise 5 parties distinctes:

6. Démarrer.

Au démarrage du programme, on retrouve l'écran ci-dessus (version 2007). La présentation est surtout basée sur des modèles préprogrammés. Dans la suite de cette formation, nous utiliserons uniquement la méthode manuelle en créant une base de donnée vide.

La suite du tutorial Access> 2. Menus et commandes d'Access 2016

2. Les tables Access

Plan du cours Access

1. Pour débuter - 2. Table - 3. Requête - 4. Formulaire - 5. Travailler avec une base de donnée - 6. Base de donnée relationnelle - 7. Les Etats - 8. Macros et menus de démarrage - 9. Propriétés avancées des champs - 10. Gestion d'un club - 11. Liste de choix - 12. Macros - 13. Formulaires avancés - 14. Procédures événementielles - 15. Champs Calculés - 16. Access en réseau - 17. Sécurité et accès utilisateur

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