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Formation EXCEL: 1. Introduction et premières formules

1. Débuter - 2. Ecran Excel - 3. Entrée des données, formules de base - 4. Copies et incrémentation de cellules. - 5. Première partie de notre facture en Excel

Ce cours n'est pas exactement le programme donnée en entreprise ou dans notre salle de formation qui est plus complète. Par contre, la progression est quasiment identique avec un exercice basé sur la création d'un devis / une facture avec des quantités, prix, taux de TVA différents mais aussi récupérer les produits , clients, ... dans d'autres feuilles ou classeurs. D'autres fonctions plus spécifiques sont analysées au gré des chapitres comme les calculs bancaires, statistiques, filtres spécifiques, ...

Première notion, en Excel, comme dans tous les tableurs comme Calc (OpenOffice), le fichier de données en lui-même est appelé un classeur. Celui-ci intègre plusieurs feuilles reprenant des cellules (une case). Chaque cellule peut reprendre un chiffre, un texte, une formule, ... C'est bien l'intérêt d'un tableur: les calculs automatiques sur le contenu de cellules avec les 4 opérations mathématiques ou des fonctions spécifiques.

1. Débuter.

Depuis la version 2007, l'ergonomie a été modifiée dans toute la suite Office. En démarrant le logiciel, vous pouvez sélectionner un classeur vierge, un des classeurs pré configuré ou reprendre un classeur préalablement enregistré. Toute une série de tableau programmé sont disponibles sur l'ordinateur mais aussi sur Internet via le site de Microsoft. Dans la suite, nous utiliserons toujours un nouveau classeur ou un classeur déjà enregistré.

2. Premier affichage d'Excel

2.1. Les menus

En Excel 2013 - 2016, le menu est identique. A chaque sélection d'un menu, la barre d'outils en-dessous reprend les différentes commandes associées. Nous les verrons en détail tout au long de cette formation, je ne fais ici qu'un bref aperçu.

  • FICHIER: ouvre une fenêtre différente pour enregistrer, ouvrir, ... des classeurs.
  • ACCUEIL: c'est le principal, il reprend des commandes des anciens menus Edition, format, ...
  • INSERTION: permet d'insérer différents objets, des fonctions complexes comme des tableaux croisés dynamiques, graphiques, ...
  • MISE EN PAGE: permet d'insérer des marges, des sauts de page pour l'impression, sélectionner une zone d'impression, ...
  • FORMULES: reprend l'insertions des différentes fonctions intégrées dans Exel reprises par catégories.
  • DONNEES: permet d'intrégrer des données d'autres programmes de la suite Office comme Access, tris, filtres des données.
  • REVISION: reprend l'orthographe, les commentaires, ...
  • AFFICHAGE: reprend les modes d'affichages, les zoom, ...

2.2. Les cellules.

Dans la partie en dessous, on retrouve le contenu de la feuille en cours.

Une cellule Excel est définie par la lettre de la colonne associée suivi du chiffre de la ligne associée. Par exemple, la cellule A1 est à l'intersection de la colonne A et de la ligne 1, la cellule D3 est à l'intersection de la colonne D et de la troisième ligne. Cette identification des cellules sera utilisée pour tous les calculs.

La petite barre d'outils reprend la cellule Excel en cours: notre exemple D3. L'affichage reprend ensuite une petite barre d'outils permettant d'insérer directement des fonctions puis le contenu de la cellule en cours.

2.3. Sélectionner des cellules, lignes, colonnes.

Dès que le curseur est dans une cellule (par la souris ou en déplaçant le curseur avec les 4 flèches du clavier), elle est sélectionnée. La sélection d'une colonne se fait en cliquant sur la lettre associée, idem pour une ligne.

Pour sélectionner plusieurs lignes adjacentes, cliquez sur la première ligne puis déplacez le curseur en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé vers le haut ou vers le bas. Idem pour les colonnes. Pour sélectionner un groupe de cellules, cliquez sur une cellule puis déplacez le curseur de la souris en maintenant la touche gauche enfoncée. Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules, sélectionnez le premier groupe puis en maintenant la touche <CTRL> enfoncée, sélectionnez le groupe suivant et ainsi de suite.

Pour redimentionner une colonne ou une ligne, placez le curseur au bord de la ligne (ou colonne), le curseur change de forme, se transformant en une ligne horizontale (pour les lignes) ou verticale (colonnes) avec une flèche de chaque coté. A partir de ce moment, si vous dépalcez le curseur en maintenant la touche gauche de la souris enfoncée, la taille va être modifiée. Remarque, vous ne pouvez pas modifier la taille d'une seule cellule comme pour les tableaux de Word.

3. Entrée des données, formules de base

Cette partie est importante puisque c'est à la base du fonctionnement d'un tableur. Débutons par une simple addition.

Placez le curseur dans la cellule A1 (tout en haut à gauche) et entrez un nombre (dans notre exemple 68) en appuyant sur la touche <Entrée>, le curseur passe à la cellule en-dessous (A2). Tapons le chiffre 27 par exemple. Remarquez le fonctionnement de la barre d'outils en haut: la première partie reprend la référence de la cellule et la partie suivante: le contenu.

Passons dans la cellule A3 pour effectuer l'addition des nombres contenus en A1 et A2. Sur une simple feuille de calcul, nous écririons simplement le résultat: 95. C'est également possible mais nous allons utiliser une première formule. Le premier avantage est l'absence d'erreur, le deuxième, en modifiant le contenu de A1 ou A2, le résultat sera mis à jour automatiquement.

Pour créer une fonction ou un calcul, vous devez le déclarer (pour qu'Excel comprenne) et pour la déclarer, vous devez débuter le contenu du calul ou de la fonction par = (+ fonctionne aussi), ensuite entrer les nombres, opérations et références de cellules sans espaces. Les références des cellules peuvent être en majuscule ou en minuscule. Plaçons le curseur dans la cellule A3.  Tapons =A1+A2. Et par miracle, le résultat est juste. Petit exercice, modifiez le contenu de A1 ou A2 et ... la cellule A3 reprend chaque fois la somme correcte. Et de nouveau, en tapant le contenu au clavier, la barre d'outils reprend la formule. Comme exercice supplémentaire, nous allons calculer en A4 le montant total TVA comprise: dans cette cellule, tapons =A3*1.20 (20% est le taux normal applicable en France).

Pour modifier la formule, vous pouvez utiliser la barre d'outils ou utiliser la touche F2 pour la modifier à l'intérieur de la cellule.

Si mélanger des chiffres et des références de cellules ne pose pas de problème, l'utilisation de texte (y compris comme contenu dans une cellule) donne une erreur. Exemple, si A1 contient 4 paquet (contenu texte) et A2 un nombre:

Les quatre opérations de base peuvent être utilisées, ce sont les mêmes que ceux du pavé numérique de votre clavier:

  • + pour une addition
  • - pour une soustraction
  • * pour une multiplication (X utiliser par les anciens n'est pas possible)
  • / pour une division.

L'utilisation des parenthéses est souvent obligatoire pour les calculs complexes (les bases de calculs dans les opérations mathématiques simples): sans, le tableur va calculer d'abord les multiplications et divisions et ensuite les additions et soustractions. Par exemple: A1+A2*5 ne donne pas comme résultat la somme de A1 et A2 multiplié par 5 mais bien A1 + 5 fois A2. Pou    r le réel calcul, la formule correcte est =(A1+A2)*5

4. Copies et incrémentation de cellules.

Lorsque vous placez le curseur de la souris dans le coin inférieur droit, la forme du pointeur se transforme en +. Ceci permet de recopier le contenu d'une cellule vers les cellules du haut, bas, droite ou gauche.

  • En B2, tapons le chiffre 69, positionnons le curseur en bas à droite et descendons la souris vers le bas en maintenant enfoncé le bouton gauche. Excel recopie automatiquement le chiffre dans les cellules en dessous.
  • En D2, tapons un texte, ici ybet, et faisons de même: le texte est de nouveau recopié.

Pour les jours de la semaine, mois, date, ... le fonctionnement est modifié: Excel va automatiquement incrémenter.

  • lun (pour lundi) devient la suite des abréviations de jours: mar, mer, ...
  • Lundi devient mardi, mercredi, .... celà fonctionne aussi en anglais comme dans la colonne H
  • Janvier est incrémenté en Février, mars, ...
  • un jour comme 01-01-16 va être incrémenté chaque fois avec le jour suivant: 02-01-16, ....

En copiant une date de type Lundi 1 janvier 2015, seule l'année est incrémentée. D'autres exemples d'incohérences seront vues dans la suite: tout ne fonctionne pas.

L'incrémentation des chiffres fonctionne également mais en sélectionnant deux cellules adjacentes au préalable. Par exemple, tapons en B2 le nombre 1 et en C2 le nombre 2, en utilisant la copie, la cellule D3 reprend 3, la suivante 4, ...

Le nombre utilisé pour l'incrémentation peut être différent. Si en B2, nous utilions 1 et en C2 le nombre 3 (différence de 2), D2 reprendra 5.

L'incrémentation fonctionne également avec des dates: par exemple, en A1, tapons 01/01/16 et en B1 le 08/01/16 (différence de 7 jours), en sélectionnant les deux cellules et en recopiant vers la gauche, les dates suivantes seront bien incrémentées de 7 jours. Mais si vous mélanger des jour et dates, le résultat est n'importe quoi. Exemple avec lundi 1 janvier 2015 en A4 et Mardi 2 janvier 2016 en B4 ... Ou seulement l'incrémentation d'une date sans le jour qui n'incrémente que l'année.

Nous verrons que ces incrémentations fonctionnent également avec des formules, ce qui est très pratique. Et si vous ne souhaitez pas incrémenter des dates, en déplacant le curseur, appuyez sur la touche <shift> (celle qui permet de mettre une lettre en majuscule).

5. Première partie de notre facture.

Comme exercice, débutons une facture Excel. Commençons par supprimer le contenu de notre feuille. Sélectionnons l'ensemble des cellules qui contiennent du contenu et utilisons la touche <suppr> (clavier français) ou <DEL> (clavier français - belge).

La première ligne reprend les intitulés: Quantité en A1, description du produit en B1, prix à la pièce en C1 et montant total en D1

Les lignes suivantes vont reprendre les données de vente. Dans la cellule A2, tapons la quantité (par exemple 4), dans B2, la description (par exemple Ordinateur YBET), en C2, le prix (par exemple 350). En D4, nous allons entrer la formule de calcul: =A2*C2 (la quantité * le prix), elle est affichée dans la barre d'outils.

Nous allons utiliser plusieurs lignes pour notre facture. Une solution serait de refaire chaque fois la formule dans la colonne D, ligne par ligne. Mais Excel va nous permettre de recopier la formule vers le bas à partir de D2 mais surtout de mettre à jour la formule pour chaque ligne. Sélectionnons la cellule D2 et en utilisant le coin inférieur gauche, recopions la cellule vers le bas. Comme par miracle, la formule est adaptée pour chaque cellule: par exemple dans la cellule D10.

Nous allons insérer une colonne réduction dans notre facture. Cliquons sur la colonne D et avec le menu contextuel, affichons la liste des commandes et sélectionnons Insérer:

En Excel, pour insérer une colonne, sélectionnez la colonne de gauche, pour insérer une ligne, sélectionnez d'abord la ligne du dessous. Nous allons utiliser une réduction sous forme de pourcentage.

Dans la cellule E2 (Total), modifions la formule pour reprendre la quantité multiplié par le prix (A2*C2) multiplié par la partie réduction, soit (100-D2)/100. La formule devient =A2*C2*(100-D2)/100. Pour mettre une réduction, utilisez simplement le pourcentage sans le sigle % comme dans l'exemple ci-dessus. D'autres formules donnent le même résultat.

En complémentaire:

Versions XP - 2003: ancienne version

Dans la même série: cours sur ACCESS: les tables, requêtes, états, ...

Les formations CIEL en ligne: logiciels de comptabilité, gestion commerciale, logiciel de caisse.

Présentations en Power Point L'utiliser mais aussi apprendre à faire ses propres diaporama et animations.

> La suite de la formation EXCEL en ligne: Les fonctions

Plan du cours

1. Débuter avec le tableur - 2. Fonction de base - 3. Fonctions imbriquées - 4. Mise en forme - 5. Impressions et états - 6. Graphiques - 7. Fonction Somme.si() (conditionnelle) - 8. Feuille et classeur - 9. Tri et Filtre - 10 . Référence relative - absolue - 11. Les tables - 12. Fonction financière - 13. Sous-totaux - 14. Filtre élaboré - 15. Fonctions de recherche - 16. Macro - 17. Macros 2 (suite et exercice) - 18. Trucs et astuces

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Mise à jour 12/03/16, passage en version 2013-2016

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