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Le cours ACCESS d'YBET

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2. Cours: les tables ACCESS

1. Formats de champs Access - 2. Création d'une table simple sous Access - 3. La clé primaire - 4. Déplacements, nouveaux enregistrements

Débutons notre cours Access par les tables. Une table reprend les informations brutes (non traitées) d'une base de donnée Access. Une base de donnée peut comporter plusieurs tables qui peuvent être liées entre elles (base de donnée relationnelle) ou totalement indépendantes.

Après avoir démarré le programme, sous le menu Créer, sélectionnons la commande " table" (cette fois, nous n'utilisons pas l'assistant Création de table). La fenêtre suivante apparaît:

La première colonne reprend le nom du champ. La suivante reprend le type suivants des formats de données préétablis. Par défaut, Access propose automatiquement en premier champ: N° avec un format NuméroAutomatique. Ce champ est également une clé primaire comme le signale le petit logo dans la colonne de gauche.

Comme l'exercice de ce cours doit nous permettre de créer une base de donnée de gestion de CD-DVD, bibliothèque, ... commençons directement par créer la table.

2. Les formats de Champs sous Access

Même si certains types de champs dépassent le cadre de ce cours Access, voyons les principaux.

Les autres propriétés des champs seront vues ultérieurement dans les propriétés avancées des tables

3. Création d'une table Access simple

Pour commencer l'exercice de ce tutorial, nous allons créer une simple table. Dans l'onglet "CREER", sélectionnons "Créer une table en mode création". En premier, créons un champ dont le nom est classement. Ce champ va permettre de classer nos albums selon un numéro par exemple. Nous le laissons en mode texte. Complétons par les champs suivants:

Nous pourrions créer titre 2, interprète 2, … et ainsi de suite mais nous verrons que de meilleures possibilités existent.

Quittons par la croix à droite sur la fenêtre et Access demande si nous voulons sauvegarder notre table. Acceptons l'enregistrement et nommons cette table "Album".

Dans les anciennes versions d'Access, une nouvelle question apparaît demandant une clé primaire. Cette clé n'est pas obligatoire mais accélère le traitement des informations d'une base de donnée sous Access. Malheureusement, cette clé doit être unique dans la table, d'où le champ N° proposé en tout début que nous avons supprimé. A ce stade, sélectionnons pas de clé primaire.

Cliquons de nouveau sur album pour l'ouvrir et nous pouvons maintenant rentrer des données dans les différents champs, des enregistrements qui sont dans notre cas des chansons.

Serait-il possible de scinder notre table en deux? Une partie serait réservé au contenu des albums (numero, titre, interprète), l'autre à l'en-tête (titre de l'album, artiste principal). OUI! Cette partie sera vue plus tard et s'appelle une base de donnée relationnelle.

Ceci va modifier notre table de départ puisque nous allons pouvoir utiliser le classement comme clé primaire. Modifions notre table et supprimons les champs "titre1", "interprete1". Pour cela, sélectionnons la table album et cliquons sur le bouton "Afficher" dans le menu Accueil pour passer en mode création.

Créez ensuite le champ "Classement" en premier (bouton insérer des lignes) avec un type de données texte court (et pas NuméroAuto). Le champ sélectionné, cliquez sur le bouton "Clé primaire" dans la barre d'outils (ou dans le menu contextuel). Le classement sera dès lors unique. Si notre classement pourrait être en chiffre et incrémenté automatiquement, mais nous utiliserons une méthode plus logique d'utilisation de ce champs.

Créons maintenant une deuxième table que nous appellerons "contenu" par la même méthode reprenant les champs classement (sans clé primaire), numéro de piste, interprète et titre. Pourquoi Classement n'est pas une clé primaire dans cette deuxième table? Tout simplement parce que le contenu du champ doit être unique avec cette propriété sur l'ensemble des enregistrements et plusieurs chansons sont inclues dans le même album de la première table.

Si Access demande de créer une clé primaire, cliquez sur NON et un champ sera automatiquement rajouté de type numérotation automatique.

Nous avons maintenant 2 tables. Un chapitre suivant nous permettra de créer une base de donnée relationnelle en les reliant entre-elles via un champ de même type (ici le champ classement).

4. La clé primaire et le champ Classement

Nous venons de voire deux manière d'utiliser la clé primaire dans ce cours. Un seul champ peut être clé primaire dans une table. Lorsque vous créez une nouvelle table, Access propose une clé primaire de type NuméroAuto pour les versions actuelles à ou automatiquement si vous voulez en créer une à l'enregistrement. A quoi sert cette clé? Elle va permettre d'accélérer certains traitements de l'information.

La première possibilité est de laisser Access créer un champ spécifique qui va s'incrémenter automatiquement suivant le numéro.

La deuxième solution est d'utiliser un champ de la table comme clé primaire. Dans ce cas le contenu de ce champ doit aussi être unique (deux enregistrements ne peuvent utiliser la même valeur pour ce champ). Cette solution est utilisée dans ce cours pour notre table album.

Dans le premier cas, ce champ "clé primaire" n'est pas le numéro de l'enregistrement mais bien un nombre s'incrémentant à chaque nouvel enregistrement. Par contre, si vous supprimez un enregistrement, le champ n'est pas remis à jour dans les enregistrements restants. Pour redémarre la clé primaire à 1, il faut donc supprimer le champ de la base de donnée et en recréer un champ de nom identique. Dans le deuxième cas, vous tapez manuellement le contenu et Access vérifie si elle existe déjà (et refuse d'enregistrer si c'est le cas).

Le champ classement est utilisé comme pour le champ code article d'une gestion commerciale. La majorité codent sur des chiffres. Ce n'est que rarement la solution idéale. La manière dont vous allez décider de coder les CD dans l'exemple de ce tutorial Access ou le code du produit dans une gestion commerciale va intervenir dans votre manière de rechercher l'information.

Dans notre base de donnée musique, nous pouvons utiliser un codage de type XX-00000. Le XX représentant les 2 lettres du type de musique, suivi de chiffre pour le numéro du CD dans cette catégorie. XX peut-être par exemple DI (disco), AM (ambiance), ... Ca facilite souvent le classement dans l'armoire. De même, il est plus facile pour une épicerie de classer suivant le rayon du produit, suivi de la marque, ... (technique utilisée par les logiciels de caisse). Essayez pour le plaisir de retrouver un article parmi 5 ou 6000 ... codés par un numéro simplement incrémenté.

5. Déplacements, nouveaux enregistrements

Cliquons 2 fois sur le nom de la table créé, Access affiche le contenu sous forme de tableau avec les enregistrements en ligne et les champs en colonne. En bas de la fenêtre, on retrouve une petite barre d'outils de navigation.

Cette barre d'outils permet de se déplacer et d'insérer de nouveaux enregistrements. Dans l'exemple ci-dessus, la table comporte 92 enregistrements et nous sommes sur le numéro 19. Attention, toute modification dans un champ est immédiatement pris en compte dans la base de donnée. Dans le cas d'un tableur, la modification n'est enregistrée sur le disque dur qu'avec la commande enregistrer du menu fichier.

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1. < Formation / tutorial Access

La suite du cours Access> 3. Les requêtes Access

Plan du cours

1. Débuter en Access - 2. Table - 3. Requête - 4. Formulaire - 5. Travailler avec une base de donnée Access - 6. Base de donnée relationnelle - 7. Les Etats - 8. Macros et menus de démarrage - 9. Propriétés avancées des champs - 10. Gestion d'un club - 11. Liste de choix - 12. Macros - 13. Formulaires avancés - 14. Procédures événementielles - 15. Champs Calculés - 16. Access en réseau - 17. Sécurité et accès utilisateur

Mise à jour: 30/11/2016, version images et champs en Access 2016

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