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Logiciel Ciel comptabilité: 2. Les dossiers - entreprises

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Table de matière compta 1

1. Introduction

2. Création entreprise

3. Paramétrages

4. Ecriture comptable

5. Liste des écritures

6. Autres commandes listes

7. Journaux financiers

1. Généralités sur les dossiers Ciel Account.

Dans Ciel, un dossier représente une entreprise sur un exercice donné. En compta, un exercice est la période comptable: typiquement du 1 janvier au 31 décembre de la même année. En personne physique (indépendant), elle se termine obligatoirement au 31 décembre de la même année. En cas de démarrage d'une entreprise en société en cours d'année, il y a plusieurs solutions: soit de la date de démarrage jusqu'au 31 décembre, soit que la période d'exercice sera toujours d'un an. Par exemple, si l'entreprise débute le premier mars, l'exercice et les suivants seront toujours du 1 mars au 28 (29) février de l'année suivante.

La comptabilité de plusieurs entreprises simultanément est finalement assez rare, nous verrons dans les clôtures d'exercice qu'il est possible d'utiliser les dossier supplémentaires comme sauvegarde des exercices précédants.

2. Création d'une entreprise.

Commençons par la commande Dossier ->Nouveau. La première donnée à entrer est le nom du dossier (dans notre exemple, nous l'appellerons YBET).

La deuxième partie est de sélectionner le type d'entreprise:

• Belgique - Modèle base standard: par défaut, utilisé pour la majorité des entreprises

• Belgique - ASBL dépenses - recettes: pour les petites ASBL belges (remplace le logiciel Ciel ASBL)

• Belgique - ASBL en partie double: pour les grosses ASBL belges, suivant le chiffre d'affaire et d'autres critères

• Belgique - cahier partie double: pour les indépendants, il est préférable d'utiliser le Modèle de base.

• Luxembourg: pour les comptabilités luxembourgeoises.

 Dans notre cas, sélectionnons la première solution. Dans une prochaine partie, nous créerons un dossier luxembourgeois.

La fenêtre suivante permet de sélectionner le mode comptable: soit le mode standard, soit le mode cahier. Ce dernier mode a des fonctionnalités limitées sans réel intérêt. De nouveau, sélectionnons le monde standard (par défaut).

Trois parties sont reprises dans les paramètres: la longueur des comptes, le choix de la monnaie (mais je vois mal une entreprise belge utiliser en standard autre chose que l'Euro) et la gestion multi-devises si vos clients ou fournisseurs utilisent une autre monnaie (par exemple si vous travailler avec la Grande-Bretagne, Etats-Unis, ...).

2.1. Longueur des comptes comptables

Commençons par la longueur des comptes:

En comptabilité, on regroupe les différentes parties par classes qui reprennent les comptes associés. Par exemple, dans le plan comptable belge, la classe 6 reprend tous les comptes de charges, tous les comptes de frais et d'achats de marchandises commencent par le chiffre 6. De même, la classe 7 reprend les ventes: par exemple 700000 pour la vente du premier type de marchandises, 700010 pour le deuxième type, .... De nouveau dans le plan comptable belge, les clients commencent par 400 et les fournisseurs par 440.  Pour les clients et fournisseurs (ce sont les seuls), les 3 chiffres sont suivis de lettres pour déterminer le tiers: par exemple 400YBET représente le client YBET.

Sur la copie écran Ciel ci-dessus, on retrouve les classes normalisées en Belgique

1. Capitaux: les capitaux de départ de la société, pertes et bénéfices reportés, avances à l'entreprise par les associés,..

2. Immobilisations: en gros les investissements et amortissements.

3. Stocks: les stocks en début d'exercice + les modifications de stocks lors des inventaires

4. Tiers: clients, fournisseurs, administration de la TVA, ...

5. Financiers: banques, caisse, transferts internes d'argents, chèques, ...

6. Charges: les achats de marchandises et matières premières, les frais d'exploitation (électricité, eau, chauffage, assurances, taxes diverses, ...)

7. Produits: ventes, produits financiers, ...

8 et 9. Comptes spéciaux et analytiques.

Ces racines (classes) peuvent être modifiés dans cette fenêtre mais ... en Belgique comme en France et au Grand Duché, le plan comptable (et donc les racines en dessous) sont normalisées (imposés par la législation de chaque pays): vous ne devez pas les modifier.

La longueur maximum n'est pas modifiable, elle est de 13. Pour les comptes numériques (tous sauf les clients et fournisseurs), elle est par défaut de 6: ce nombre est effectivement trop important pour des comptes de de vente ou achat mais un minimum pour toute une série de comptes de charges. Caractères accentués permet d'autoriser les minuscules et les caractères accentués, ce n'est pas conseillé pour la facilité d'utilisation ensuite.

Comme vous le voyez, les modifications dans cette partie sont rares, éventuellement augmenter ou diminuer la longueur des comptes numériques.

2.2. Multi-devises.

Pour notre exemple, nous allons effectivement sélectionner cette option. La seule devise qui peut être utilisée par défaut est le dollard américain mais d'autres peuvent être créées. Sélectionnons US $.

La fenêtre suivante permet de sélectionner le mode de création. En rapide, la création de la société permet uniquement de renseigner les coordonnées de la société. En mode détaillé, vos pouvez aussi créer des journaux et comptes supplémentaires, ... Comme ils peuvent être créés ultérieurement, sélectionnons  le mode rapide.

Je vous laisse entrer les coordonnées et renseignements complémentaires pour votre propre entreprise.

Reste à entrer les numéros de téléphone, fax, GSM, adresse mail, ... (optionnel) mais plus important: la date de l'exercice (début et fin), date de création est sans importance. Ensuite, cocher la case si vous êtes assujetti à la TVA (la grosse majorité) et dans ce cas le type de déclaration TVA (mensuelle ou trimestrielle, annuelle étant réservé à des entreprises très spécifiques comme des indépendants en seconde profession). Ce type dépend du chiffre d'affaire annuel.

La dernière étape permet de sélectionner ce dossier au démarrage, de le protéger éventuellement par mot de passe, éventuellement de saisir les écritures du journal des A-nouveaux (capital, stock, ... de départ). Nous sélectionnons pour notre exercice dans cette section "Ne rien faire". Décochez la case Démonstration rapide, elle n'est d'aucune utilité.

Et voilà notre dossier comptable créé.

3. Pour terminer ce chapitre.

Nous venons simplement de créer l'entreprise avec un petit rappel des classes comptables. Quasiment tous les paramètres pourront être modifiés par la suite, nous allons le voire dans le chapitre suivant (dans les formations YBET, elle est souvent étudiée plus tard pour entrer directement dans la gestion de l'entreprise).

< 1. Présentation du logiciel     > 3. Modification et paramétrage d'un dossier.

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1. Comptabilité Ciel - 2. Création entreprise - 3. Paramétrages - 4. Ecriture comptable - 5. Liste des écritures - 6. Autres commandes listes - 7. Journaux financiers

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