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logiciel Ciel comptabilité: 3. Modification d'un dossier d'entreprise

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Table de matière compta 1

1. Introduction

2. Création entreprise

3. Paramétrages

4. Ecriture comptable

5. Liste des écritures

6. Autres commandes listes

7. Journaux financiers

1. Introduction

Dans le chapitre précédant, nous avons créé l'entreprise dans Ciel Account. Dans cette partie, nous allons reprendre ces différents paramètres dans un dossier déjà créé pour les modifier. Nous allons reprendre les commandes de modifications du menu Dossier.

Petite parenthèse: dans nos formations Ciel dans les locaux d'YBET, cette partie est souvent donnée plus tard: comme tous les formateurs informatiques et autres, je garde toujours des parties en réserve pour terminer la fin d'une journée, soit parce qu'il manque de temps pour débuter avec un gros chapitre dans une séance, soit parce que la concentration peut parfois manquer chez les "étudiants" en fin de journée.

2. Modification d'un dossier existant.

Deux parties vont être utilisées dans le menu Dossier: paramètres pour les options de bases et options pour les autres (plus quelques réglages supplémentaires).

2.1 Les paramètres.

En créant l'entreprise, j'avais mentionné que la majorité des paramètres pouvaient être modifié par la suite. Nous allons retrouver des fenêtres identiques à celle de la création avec quelques possibilités supplémentaires.

La fenêtre reprend 4 onglets: les coordonnées, identique à la fenêtre d'installation équivalente, compléments avec les les numéros de téléphone, ... Seule nouveauté, les coordonnée de l'expert comptable qui sont simplement indicatives, elles n'interviennent pas dans les transferts: optionnel.

L'onglet Logos permet de télécharger le logo de l'entreprise dans ciel compta en petit et en grand. En ciel gescom ou point de vente, ils sont utilisés sur les différents documents commerciaux (factures, livraisons, commandes, tickets de caisse, ...). En comptabilité, ils sont uniquement utilisés dans les lettres de rappel. Comme l'impression en couleur est relativement chère,  l'intérêt est limité.

L'onglet complémentaire que nous allons retrouver dans beaucoup de fenêtres permet de mettre un petit texte explicatif.

Au dessus de la fenêtre, 4 boutons que l'on va retrouver dans toutes des fenêtres de Ciel: Aperçu et impression du contenu plus le bouton OK qui permet d'enregistrer les modifications effectuées et le bouton Fermer qui permet de quitter SANS enregistrer les modifications.

2.2. Comptabilité.

Cette fenêtre reprend 3 onglets. Le premier reprend les paramètres comptables.

Une partie a déjà été analysée lors de la création de l'entreprise.  Nous savons déjà que les dates du premier exercice sont sans importances. L'exercice en cours est repris sous Exercice N, il va automatiquement modifier les dates de l'exercice précédant (N-1) et suivant (N+1). La période de saisie est typiquement celle de l'exercice mais peut être réduite. Aucune écriture comptable ne peut être ajoutée hors de cette période. Cette solution permet de limiter les écritures suivant la période de TVA (le mois pour une déclaration mensuelle, le trimestre pour une déclaration trimestrielle).

Les taux d'intérêts de retard sont utiliser pour les lettres de rappel. Toutes la partie Réglements ne doit pas être modifiée: ce sont les comptes exacts du plan comptable normalisé. En dernier, vous pouvez modifier la période de déclaration TVA.

La gestion des devises étrangères sera vu dans un chapitre à part.

Premier contact avec les différents journaux: Ciel permet de créer autant de journaux que vous voulez (nous le verrons plus tard), cette partie permet de sélectionnez suivant le type d'écriture le journal associé (vente, achat, financiers, ...) par défaut: lors de l'entrée d'une écriture comptable, vous pouvez simplement sélectionner un journal du même type. Prenons un exemple, vous entrez une écriture d'achat et vous utilisez 2 journaux distincts: achat de marchandises et achat de service ... solution souvent utilisée lorsque la compta est couplée à une gestion commerciale, transfert automatique. En sélectionnant achat, vous décidez le journal que vous souhaitez utiliser avant d'entrer l'écriture.

Pour le reste, les réglages compta reprennent des modifications de classes comptables et ... en Europe, les classes sont normalisés. De nouveau, les comptes de bénéfices ou de pertes sont ... réglementés.

2.3. TVA.

On reprend quelques notions. Chaque pays décide de taxer les ventes par un taux de TVA (en Belgique, typiquement 21%, en France 19,6% et ... au Luxembourg 15 %, déjà des disparités évidentes, en espérant que les politiciens de la NVA ne décident pas de l'augmenter encore). Pourtant, Ciel est prêt (sans changement de version). Dans cette partie, vous pouvez créer de nouveaux taux (des taux marginaux existent en Belgique pour des transactions spécifiques comme le commerce de l'or brut, les bijoux du même minerai sont eux taxés à 21%). 

Chaque pays décide de taux réduits, la nourriture est par exemple taxé en Belgique à 6% (moins dans d'autres pays). De fait chaque pays utilise plusieurs taux de TVA et par cette fenêtre, vous pouvez créer de nouveaux taux ou modifier un taux de TVA (l'augmentation programmée et cachée de Charles Michel) en gardant le même code. Petit conseil, ne modifiez pas tout ce traître des transactions intra-communautaires (les autres pays de la CEE), ni contractant (une spécificité belge pour la construction - rénovation de bâtiment pour une entreprise belge assujettie à la TVA). Le bouton "Créez" permet d'ajouter de nouveaux taux de TVA, "Modifier" permet de modifier le taux de taxe sur une gamme de produit (en gardant le même code pour chaque code comptable).

Un deuxième onglet (ventilation TVA) permet de modifier les comptes et grilles TVA pour chaque taux de TVA. Eventuellement, elle permet pour un indépendant de répartir à un taux plus faible (déductible à 80 % par exemple) mais une autre solution existe. 

3. Options.

Cette partie va intervenir dans le dossier en cours mais aussi pour d'autres dossiers.

3.1. Préférences.

Peu de choses sont réellement utilisées dans cette partie. La seule partie est liée à l'importation de données à partir d'une gestion commerciale ou point de vente Ciel en liaison comptable, importation des écritures.

Lorsque vous exportez à partir d'une facturation au format CIEL, deux fichiers textes sont créés dans un dossier (généralement sur le bureau). L'option répertoire source permet de définir ce répertoire pour la comptabilité. De même, par défaut, l'importation est manuelle. Par l'option Rechercher la présence au démarrage, le logiciel va vérifier la présence de nouvelles écritures d'importation à chaque démarrage de la compta. Une remarque, cette option est valable pour l'ensemble des dossiers comptables. Si vous importez à partir de plusieurs logiciels (ou de plusieurs dossiers du même logiciel), n'activez pas la recherche automatique sous peine d'erreurs.

3.2. Utilitaires.

Normalement, peu de comptables les utilisent sauf quand c'est nécessaire. C'est pourquoi je vais les reprendre en détail.

3.2.1. Comptabilité.

Par ces différentes options, vous pouvez contrôler les caisses et les dates de factures (suivi des dates principalement). La troisième partie permet de contrôler les relevés 281.5 spécifiques aux rétributions des prestataires indépendants pour l'année écoulée, les relevés 281.10 (salariés) et 281.20 (dirigeants) sont eux envoyés directement par le secrétariat social qui crée les fiches de paye. 

Mise à Zero permet supprimer TOUTES les écritures d'un dossier comptable (celui en cours). Contrairement aux anciennes versions, vous ne pouvez plus choisir un journal, des numéros d'écritures ou même celles d'une date à une autre: à manipuler avec extrêmement de  précautions et avec des sauvegardes régulières.

Réparation des écritures en cours de saisie ... tout un programme. Dans quelques rares cas, vous allez bloquer des écritures dans un journal. Chaque fois que vous essayez de créer une nouvelle écriture dans un journal spécifique, une écriture est déjà en cours et impossible de la terminer ou de la supprimer ou même de quitter la fenêtre de saisie. Seule solution fermer brutalement le dossier (<ALT> + <CTRL> + <Del> pour afficher le gestionnaire des tâches et fermer l'application Ciel), ouvrir la compta dans le dossier incriminé et effectuer cette réparation d'écritures. En version réseau (compta Pro), je vous conseille de fermer tous les postes et de travailler uniquement sur le serveur (celui sur lequel les bases de données sont enregistrées).

3.2.2. Informations

A part l'historique qui permet de vérifier les différentes dates des opérations (et les utilisateurs dans les versions réseaux), peu d'intérêts.

3.2.3. Utilitaires fichiers.

La réindexation permet d'accélérer les opérations en recalculant les indexes. En plus, pour de gros dossiers, cette fenêtre permet de compacter la base de donnée pour réduire la taille.

La vérification / réparation de la base est employée lorsque le programme est fermé anormalement comme lors d'une coupure de courant. Dans ce cas, le logiciel va à chaque démarrage demander à l'utilisateur de réparer la base de donnée comptable. C'est par ici.

3.2.4. Dossier, gestion

De nouveau, à utiliser avec précaution puisque cette fenêtre permet de supprimer un dossier existant. Par contre, nous utiliserons la partie dupliquer (créer un autre dossier identique) dans un cas spécifique lors de la clôture d'exercice.

3.2.5. Divers, re-initialisation des titres.

Dans beaucoup de fenêtre, comme la liste des écritures, vous pouvez ajouter des colonnes de critères supplémentaires, en supprimer ou modifier les emplacement. Cette commande permet de remettre les colonnes de toutes les listes de Ciel par défaut.

3.3. Dates de travail.

 Par défaut, Ciel reprend la date de l'ordinateur comme date de travail lors des entrées dans les journaux (mais peut-être modifié en cours d'écriture). Si vous ne faites pas les écritures comptables quotidiennement, cette option perme de sélectionner une autre date par défaut.

3.4. Liste des pays.

Par défaut, Ciel belge et luxembourgeois ne reprend que la Belgique, le Luxembourg, la France et les Pays-Bas. Si vous travaillez avec d'autres pays comme client ou fournisseur, vous pouvez en ajouter ici, y compris les noter comme membres de la CEE pour les livraisons intra-communautaires ou leur associer une monnaie autre que l'Euro (l'option gestion multi-devises est alors obligatoire comme nous l'avons vu lors de la création de la société).

3.5. Etats paramétrables

Ciel Account permet de modifier quelques états - impression (en fait de dupliquer des états prédéfinis) pour les utiliser par défaut. Le principal est lié aux lettres de rappels sur 3 niveaux mais d'autres sont possibles l'impression des journaux, des différents bilans et comptes de résultat.

Par expérience, encore plus pour la gestion commerciale, ces modifications sont plutôt à réserver aux revendeurs spécialisés Ciel: YBET informatique en fait partie.

3.6. Imports paramétrables.

De nouveau, certaines importations sont paramétrables. Ces importations reprennent les écritures de Ciel (pour d'anciennes versions), Sage ligne 100 et WinBooks. D'autres sont possibles en modifiant (après l'avoir dupliqué) ces importations standards. De nouveau, le paramétrage de ces importations est plutôt réservé à des spécialistes.

Pour ma part, je l'ai déjà programmé quelque fois pour des gestions commerciales spécifiques, principalement des logiciels programmés spécifiquement comme la suite des logiciels de facturation - tickets de caisse YBET. Pourquoi à partir de logiciels spécifiques, tout simplement parce que Ciel nécessite quelques cases standards pour l'importation que quasiment seules les des logiciels spéciaux peuvent envoyer préformatés.

4. Pour terminer.

Comme je l'ai mentionné en début de chapitre, cette partie est spécifique et peut-être passée ou post posée dans des formations utilisateurs. La suite va devenir beaucoup plus ... comptable.

< 2. Création d'un dossier    > 4. Première écriture comptable.

Plan du cours Ciel comptabilité

1. Comptabilité Ciel - 2. Création entreprise - 3. Paramétrages - 4. Ecriture comptable - 5. Liste des écritures - 6. Autres commandes listes - 7. Journaux financiers

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