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Logiciels de caisse: 1. Vocabulaire, présentation du logiciel et fonctionnalités

1. Introduction - 2. Les produits - 3. Les codes produits

Avant de débuter la formation de CIEL Point de Vente, ce premier chapitre va nous permettre de découvrir ses particularités. Ce logiciel est dédié au petit commerce et remplace une caisse enregistreuse en ajoutant différents périphériques comme une imprimante ticket, un tiroir caisse, afficheur client, scanner code barre, ... Il peut être utilisé sur un simple ordinateur ou un POS (terminal de vente). Pour le configuration du matériel, un chapitre du cours hardware lui est dédié.

Différentes versions sont proposées: la version monoposte (un seul ordinateur) et la version deux poste + back office. Cette dernière permet d'encaisser à partir de deux ordinateurs simultanément mais aussi d'encoder les entrées de marchandises (stocks) à partir d'un troisième. En plus différentes versions sont proposées pré paramétrées suivant votre activité: commerce de détail, mode, café et resto, coiffure et beauté.

Les taux de TVA sont donnés pour la législation belge, une des plus élevée des pays européens. La version utilisée est une 8.0 monoposte belge.

2. Les produits

Pour l'encaissement des ventes avec une caisse enregistreuse (mais aussi tous les logiciels Point de vente), il y a plusieurs méthodes. Analysons ces deux méthodes.

La première est de taper manuellement le prix suivi d'un département associé au produit vendu. Prenons l'exemple d'une épicerie. A la vente d'un boite de conserve de 1,50 €, le caissier va simplement taper 1,50 suivi de la touche associée au département alimentaire, si l'article suivant est un produit de nettoyage de 5,43 €, le caissier va taper 5,43 suivi de la touche département associée à "Entretien", et ainsi de suite. Lorsque tous les produits sont encaisser, il va appuyer sur la touche "Total" pour avoir le total à payer par le client (pour faire simple, on part du principe que le caissier ne différencie pas les méthodes de payement, nous y reviendrons un peu plus bas).

Première notion: les départements: Un département est un ensemble de produits qu'on rassemble entre eux.
Pourquoi créer des départements? La première raison est liée aux différents taux de TVA. Dans l'exemple ci-dessus, les produits d'entretien ont un taux de TVA de 21 %, la boîte de conserve, produit alimentaire, a elle un taux de TVA de 6%. En séparant les produits par départements, on permet lors de l'impression de fin de journée de séparer aussi les différents taux de TVA sur le rapport. Ce n'est pas le seul but. Nous avons entrer notre boite de conserve dans le département alimentaire avec d'autres produits de bouche mais pas forcément associés. En général, on va créer plusieurs départements par types de produits, par exemple un département conserve, un département boucherie, un département biscuit, ... Ceci va faciliter les statistiques de vente pour chaque type de produits.
Peu ou beaucoup? Bonne question qui va finalement dépendre d'abord de l'activité. Un boulanger va par exemple reprendre Pain, pâtisserie, divers. Comme c'est de toute façon alimentaire (TVA identique), c'est simplement pour permettre de faire les calculs sur les taux de vente (pourcentage de bénéfices) sur chaque type de produits. Une épicerie en fera beaucoup plus. Mais ... Plus le nombre de département est élevé, plus les marges peuvent être analysées finement, ce qui est valable pour le vendeur est AUSSI valable pour les contrôleurs de contribution et TVA (même si les entreprises ne fraudent pas). Par contre, je suis contrôleur et une épicerie reprend trois départements (alimentaire et non alimentaire et divers suivant les 3 taux de TVA), ça me parait déjà louche. La règle est d'en créer suffisamment pour différencier les taux de TVA et les différentes marges suivant les types de produits sans en créer pour des groupes de produits marginaux: ni trop ni trop peu.

La deuxième méthode utilise un code par produit. En caisse enregistreuse, on utilise un "appel de prix" (aussi appelé PLU en Belgique) qui est généralement un simple chiffre lié à un article (à son nom, prix), lui-même lié à un département et donc à un taux de TVA. En logiciel Point de vente, on va juste aller un peu plus loin puisqu'un produit va être défini par:

  • un code (pas forcément des chiffres) permettant de retrouver rapidement le produit via le clavier
  • une description (souvent deux: courte pour les listings vendeurs et longue affichée sur le ticket client).
  • un prix de vente
  • un département (donc aussi un taux de TVA).
  • un code barre
  • le stock

D'autres choses vont s'ajouter comme le prix d'achat et la marge utilisée par ce produit. ceci va permettre de mettre les prix à jour automatiquement. Mais aussi des promotions de dates à dates, des saisons (les moules ne sont pas vendues en hiver par exemple) mais aussi les tailles et couleurs. Je reviendrais en détail sur ces spécificités mais aussi sur d'autres.

Deuxième notion: les appels de prix: C'est la marchandise en elle-même lié à ses différentes caractéristiques dont les principales sont son prix de vente et le département associé (avec la TVA par défaut).

Et c'est quoi le taille et couleurs? Dans la majorité des commerces, les produits sont clairement dissociés en description mais aussi en prix. Par contre, différentes professions ont des produits quasiment identiques sauf la taille et / ou la couleur. Les principaux utilisateurs de cette fonctionnalité sont les magasins d'habillement. Le même pull va être repris sur un seul code. A l'encodage en entrée des stocks (achat) ou en sortie (vente), le logiciel va simplement demander (en plus) la taille du pull et sa couleur. La gestion va mettre à jour pour chaque pull le stock suivant la taille et la couleur entrée mais aussi éventuellement d'adapter le prix.

La majorité des logiciels de vente comptoir vont créer des espèces de sous départements. Ce sont les rayons. Ceci va permettre différentes possibilités supplémentaires comme retrouver le produit plus rapidement mais aussi d'adapter des promotions.

3. Les codes produits.

Cette partie d'adresse aux logiciels de vente mais aussi aux gestions commerciales (dédiés eux à la vente sur facture). La première difficulté avant de démarrer est de créer les codes de chaque produit. Deux méthodes sont possibles, soit les créer tous avant d'utiliser le logiciel (c'est assez rébarbatif suivant que le nombre de produit est élevé), soit à fait d'une vente ou d'un achat. Par contre, dans tous les cas, il faut définir au préalable une stratégie d'encodage et surtout la suivre lors de l'introduction de chaque nouveau. Ce code est très important puisque c'est lui qui va permettre de retrouver le plus rapidement possible un produit parmi des autres.

Différentes méthodes sont possibles ou adaptable. La première consiste à utiliser les deux (ou trois) premières lettres pour désigner la marque, une autre est d'utiliser ces mêmes premières lettres suivant le type de produit (par exemple al pour alimentaire, en pour entretien, ...). Et ensuite, si le nombre de produit est peu élevé, vous pouvez utiliser le reste des lettres pour désigner le produit. Par contre, si le nombre de produits est important, vous pouvez utiliser les deux suivantes pour le rayon ou la sous catégorie: par exemple FR pour fromage, CH pour charcuterie, ... La suite désigne généralement le nom du produit.

Quelques exemples:

  • un ordinateur portable acer aspire 7750 G5604 (c'est un produit fictif). Il peut être codé comme ace [la marque] PO [portable] AS [gamme aspire]7750 G5604. Mais aussi ACEASPO7750 G5604 (simple inversion entre la gamme et le type portable. Pour un nombre de produits faible, on utilisera simplement ACE [marque]AS[gamme]7750 G5604
  • pour une boîte de carotte 425 ml  Marie (la taille deux portions en gros, celle de milieu de gamme), un codage pourrait être AL[alimentaire]MA[marque]425[capacité]carotte ou MA[marque]2[on spécifie 1 pour petites, 2 pour standard, 3 pour grosse et 4 pour modèles familiaux]carotte, ici on a simplement supprimé le département. 

Vous le voyer, différentes méthodes sont possibles et chacune est la ... bonne à condition de la choisir d'avance. Pour certains produits, il est également possible d'utiliser le code du fournisseur mais attention si vous achetez un produit identique à plusieurs fournisseurs, sans compter que le fournisseur peut aussi changer de code un jour ou l'autre et que les méthodes d'encodage changent d'un fabricant à l'autre, à n'utiliser finalement qu'avec un petit nombre de fournisseur qui utilisent les codes barre qui reprend ce code. Vous pouvez voire le codage utilisé par notre magasin sur notre partie tarif dans les titres des fiches dans les menus, ici on commence par le nom du fabricant sauf que le nombre de lettre utilisé dépend: ACER, CAN (Canon), HP (Hewlett Packard), ... mais tous les codes des produits débutent par ... la marque.

Deuxième problème, les articles liés. Prenons un exemple des petites boîtes de conserve emballées par 3 mais qui peuvent être vendues individuellement. On fait comment? Dans ce cas, le plus simple est d'encoder la boîte sans s'occuper qu'elles peuvent être vendues par 3 (le caissier tape 3 X sur le clavier suivi du code). Comme Ciel Point de vente permet des réductions par quantité, le prix sera automatiquement adapté pour le client et le suivi des stocks est conservé. Mais le plus complexe, les casier de boissons avec vidanges consignées avec en plus des bouteilles qui peuvent être vendues individuellement (c'est du vécu dans une formation pour Ciel Gestion Commerciale en nos locaux à un ... brasseur). La technique standard est de créer un code pour le casier standard (12 bouteilles + consignes des vidanges et ... du casier). ce n'est pourtant pas la bonne, le suivi des stocks ne sera plus assuré lors de la vente d'une seule bouteille, sans compter le retour des vidanges avec au moins une bouteille qui manque ... Certaine gestion commerciale mais aussi CIEL POINT de VENTE permettre de créer des articles liés avec un code spécifique. Un code reprendra le casier avec vidange et casier qui reprendra automatiquement l'ensemble des articles à payer (avec leur propre code), y compris la gestion des stocks. Au retour, si l'ensemble est complet, on utilisera un autre code (lui aussi lié à 12 bouteilles et un casier). Si le casier est incomplet ou pour des bouteilles individuelles, on rentrera simplement le nombre de bouteilles et le casier éventuellement.

Cette partie peut sembler peu intéressante mais elle évite des produits encodés en plusieurs exemplaires. L'utilisation des codes barres facilitent GRANDEMENT l'encodage mais les produits doivent pouvoir être retrouvés dans les listes même quand le code barre est illisible ou endommagé ou ... absent.

La suite de CIEL Point de vente> 2. Démarrage du logiciel

Plan

1. Ciel Point de vente: introduction - 2. En démarrant le logiciel - 3. Premier ticket de caisse - 4. Rayons, familles, articles - 5. Création de notre boutique - 6. Configuration imprimante, scanner code barre, ... - 7. Notre nouveau magasin - 8. Configuration des touches de fonction - 9. Configuration des rayons et articles sur l'écran - 10. Encodage des achats - 11. Question réponses.

Dans la même série de formations CIEL en ligne: Ciel comptabilité - Ciel gestion commerciale

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