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7. Les journaux financiers avec Ciel comptabilité

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Table de matière compta 1

1. Introduction

2. Création entreprise

3. Paramétrages

4. Ecriture comptable

5. Liste des écritures

6. Autres commandes listes

7. Journaux financiers

1. Rappel sur les journaux financiers

Dans la comptabilité belge et luxembourgeoise, les financiers sont de réels journaux et font partie des obligations comptables. En entrant les extraits de comptes, le logiciel va enregistrer les écritures dans le journal, associer les écritures au compte de passation mais aussi permettre de lettrer les écritures des clients et fournisseurs. En gros, si une écriture de vente pour un client donné existe et que vous entrez le même montant pour le même client: Ciel compta va faire correspondre le montant dans la fiche du client ou du fournisseur comme facture payée. Nous en avons créé un dans le chapitre précédant.

Ce lettrage peut se faire immédiatement (c'est automatique) ou manuellement ensuite: notamment lorsque le client (ou le fournisseur) paye en plusieurs fois, que le montant n'est pas exact, ... On entre un peu plus dans un cours de comptable mais difficile de faire autrement.

2. Les comptes de transits.

Trois classes de comptes sont utilisés en général: 55 (banque), 56 (comptes postal) et 57 (caisses). Deux autres classes sont utilisées dans des cas particuliers: 54 (coupons et chèques à encaisser) et 58 (virements internes). Ce sont des deux dernières qui vont nous intéresser pour débuter.

2.1. Les coupons et chèques à l'encaissement.

En Belgique, l'utilisation des chèques bancaires a quasiment disparu: seuls quelques rares échanges commerciaux entre entreprises pour éviter de grosses sommes d'argent pour les transporteurs. Pourtant des moyens similaires sont encore utilisés: les chèques repas, cadeaux, bon de réduction du fabricant dans les magasins de détails, ...

2.2. Les virements internes.

Des clients ont payé par caisse, pour la comptabilité l'argent est entré dans le journal de caisse. Lorsque le commerçant va retirer l'argent de la caisse pour le transférer en banque, il va le déduire de la caisse mais ne va recevoir l'argent (la date d'écriture) que plus tard sur le compte bancaire. Il y a une période de transition où l'argent n'est plus en caisse et pas encore sur le compte. Pour un non-comptable, la solution est de soustraire à la caisse avec comme contrepartie celui de la banque (550000 par exemple). Et non ... parce que lorsque vous entrerez les extraits de comptes (surtout en automatique via Isabel), le compte associé au journal va recevoir deux fois le montant (une fois du journal de caisse et une fois du journal de banque). On passe en fait par un compte de transition (une classe 58) pour déduire de la caisse et pour recevoir en banque.

caisse -> virement interne -> compte bancaire.

C'est identique lorsque vous retirez du liquide en banque pour le réinjecter en caisse ou lors de transits entre comptes (caisse ou banque). Le compte 58000 est déjà créé par Ciel et vous pouvez en créer d'autres suivant votre entreprise: par exemple pour collecter les caisses de différentes succursales et les récupérer dans une caisse centrale (la maison mère).

2.3. Les payements par carte bancaires.

De nouveau, le client a payer (il ne doit rien à votre entreprise) et l'argent est dans la nature (pas encore sur votre compte en banque). Pour les payements par bancontact, c'est généralement le jour ouvrable suivant et  pour les cartes de crédit à 30 jours fin de mois. De nouveau la même problématique: le client ou le fournisseur est soldé mais l'argent n'est pas sur un comptes. La solution comptable est juste en-dessous.

2.4. Un journal bancaire de transition, trucs et astuces.

Pour les mouvements de caisse, on passe par le 580000. On pourrait le faire pour les payements par carte mais on va travailler un peu différemment. Pourquoi? Tout simplement pour distinguer ces payements par cartes des transferts internes. Ca fera plaisir aux contrôleurs de TVA et contribution ... mais surtout de rentrer dans un journal en clair les opérations de ce type et les lettrer (je fais confiance aux banques mais à dose limitée). Les virements internes pourraient utiliser la même technique.

Commençons par créer un compte 580010 (classe 58 donc transition) lorsque le client paye par bancontact, un autre (et journal) doit être créé lorsque vous payez un fournisseur par bancontact.

Il est lettrable puisque nous allons vérifier également si la banque joue le jeu (probablement inutile mais quand même). En deuxième, nous allons créer un journal financier associé avec 580010 comme compte de contrepartie.

Si vous avez suivi, cette méthode peut être aussi utilisée pour les chèques repas, cadeaux, ... histoire de vérifier que les bons de réductions offerts par les fabricants vous sont aussi reversés avec chaque fois un nouveau comptes de transit et un journal équivalent.

PS: c'est le seul truc un peu intelligent que j'ai jamais trouvé lors de mes études de comptable en cours du soir, pour le reste (à part la fiscalité), c'est comme les montages à microprocesseurs en graduat électronique: raccorder la borne 1 du circuit 1 sur la borne équivalente du circuit 2.

2.5. Une écriture de vente avec le payement (anciennes versions)

Dans d'anciennes versions du logiciel, vous pouviez associer la vente à un compte de contrepartie de classe 5. Cette option a disparue tout simplement parce que (à part peut-être la caisse), elle créait deux entrées dans toutes transactions via compte bancaire.

3. Entrée d'un payement par compte (client ou fournisseur).

Première écriture dans un journal financier, nous allons entre un extrait de compte. Dans le menu Saisies -> financier.

Au dessus, le choix du journal (attention de bien sélectionner un financier) suivi d'un bouton permettant de vérifier l'historique du compte financier (pour ne pas refaire deux fois les mêmes extraits). La date est celle de l'extrait (pas la date du jour). Et le numéro de pièce est le numéro de l'extrait. Reste une petite case à cocher "Appel factures à régler", qui va afficher et permettre de sélectionner les factures en attende (pas encore payer suivant la compta). Cette option va être utilisée et analysée en détail dans cette partie. Le libellé est finalement un commentaire presqu'inutile.

Dans notre cas, nous n'avons pas encore entré d'écritures et le solde de départ est nul (forcément pas non plus de solde final). Ca va changer ensuite. Pourtant, vous pouvez entrez le montant de départ de l'extrait: c'est ce montant lié aux écritures entrées qui va modifier le solde final.

Première écriture, tapons 4 dans le numéro de compte (un client) puis le bouton de sélection: 40000 est un compte générique non utilisable par défaut). Sélectionnons 400YBET 

Une fois le client YBET informatique sélectionné, Ciel va ouvrir une nouvelle fenêtre reprenant l'état de compte (si la case Appel factures à régler est cochée). 

Plusieurs solutions sont possibles:

• le montant à enregistrer dans le journal de banque est présent dans la liste: double cliquez sur la ligne. Bouton régler
• le montant reprend le solde de plusieurs factures dans la liste: vous pouvez sélectionner les différentes écritures en utilisant la touche <ctrl> (écritures non adjacentes) ou <shift> (écritures adjacentes) ou même combiner les deux. Bouton Régler.
• le montant n'est pas juste (même quelques cents) et vous fermez la fenêtre pour entrer le montant manuellement.

Dans les deux premiers cas, Ciel Account va faire trois choses. La première est d'intégrer les "dettes" dans le journal bancaire, le deuxième est de procéder à un lettrage automatique entre le client (dans notre exemple, idem pour un fournisseur) et le montant dû ... et ne plus proposer le montant lors d'une écriture suivante avec le même client.

Pour terminer l'extrait, cliquez sur Enregistrer (après avoir vérifier le solde dans la partie au-dessus).

3.1. La date!

Par défaut, la date d'écriture est la date du jour de l'ordinateur. Nous avons vu qu'on pouvait la paramétrer mais je doute qu'un utilisateur utilise cette option. En démarrant l'écriture, vous pouvez modifier la date directement dans la fenêtre et pour la date des écritures des extraits de compte? Il suffit de la modifier dans la date de période au regard de chaque ligne. La solution la plus courante est d'entrer la date de l'extrait de compte avant de débuter les écritures et d'oublier les dates de chaque transactions.

3.2. Utilisation des comptes de transits.

Nous allons commencer par un transfert de caisse vers la banque.

Dans un journal de caisse, je retire l'argent (ici 5000 €), montant en dépense. Il est en transit, n'apparait plus en 550000 et pas encore dans une classe 55 (banque).

Quelques jours plus tard (après avoir déposé l'argent à la banque), on reçoit l'extrait.

L'écriture reprend le compte de transit en 580000 et le montant en recettes.

Et le petit truc des cartes bancaires. Nous avons créé un journal "Bancontact" plus haut, c'est maintenant qu'on va voire l'astuce.

On commence par créer une vente (pas besoin de fermer la fenêtre financière, Ciel est multifenêtre).

Rien de bien compliqué. Nous allons maintenant entrer le payement par banksys (c'est idem par carte de crédit ou autres) en utilisant le journal Bancontact (repris pour rappel comme financier).

Et voilà, en comptabilité, le client a payé avec le ticket de la machine comme preuve. Pourtant, le commerçant n'a pas l'argent sur son compte en banque (encore plus par carte de crédit puisque c'est à 30 jours fin de mois). En compta, comme dans la vie d'une entreprise, le commerçant va devoir attendre le payement du transactionnaire sur son compte pour récupérer le montant.

On entre maintenant l'extrait de comptes de la banque

4. Pour terminer.

Cette fois, nous adaptons presque des cours de comptables avec un logiciel de comptabilité. Les plus durs parties vont reprendre les opérations diverses et les "bricolages de fin d'exercice" sauf qu'ici, nous ne bricolons pas: nous respectons la législation.

En complément: les fonctions financières avec EXCEL (emprunts, amortissements, ...).

< 6. Les commandes du menu liste.

Plan du cours Ciel comptabilité

1. Comptabilité Ciel - 2. Création entreprise - 3. Paramétrages - 4. Ecriture comptable - 5. Liste des écritures - 6. Autres commandes listes - 7. Journaux financiers

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