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V. Tutorial: Imprimer sous EXCEL

5.1 La mise en page sous Excel - 5.2. Zone d'impression - 5.3. Aperçu avant impression - 5.4. Imprimer - 5.5. Impression de notre facture Excel

Dans un logiciel bureautique courant, les impressions ne posent pas de problèmes particuliers. Par contre, dans Excel, l'impression doit être préprogrammée: logique puisqu'une feuille EXCEL peut prendre plusieurs pages. Ceci implique également qu'au stade de notre facture, l'impression ne donne pas une mise en page correcte: décalage vers la gauche, tableau trop haut, ...

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Le plus souvent, l'utilisateur augmente la hauteur des lignes et la largeur des colonnes ou même d'insérer plus de lignes dans la facture. Les possibilités d'impressions d'Excel vont nous faciliter la vie même si nous utiliserons également ces possibilités.

Les commandes d'impressions sont toutes reprises dans le menu FICHIER (à part une qui ne sera pas vue dans ce tutorial EXCEL).

5.1. La commande Mise en page

Mode portrait ou paysage est connu. Par contre, première commande spécifique, l'échelle. Cette commande permet de réduire (ou d'agrandir) l'impression sur 1 (ou plus) page(s) en largeur et en hauteur. Une petite remarque: si votre tableau fait au départ 5 pages en hauteur, le réduire à une page en hauteur réduite également la hauteur des textes par 5. Le texte devient donc illisible.

L'utilisation des marges est identique à n'importe quel programme sous Windows. Pour rappel, les marges ne peuvent pas être inférieures à une dimension spécifique à l'imprimante (typiquement 1 cm) sous peine de voir une partie du texte non imprimée.

5.2. Zone d'impression.

Sélectionnez une zone de cellule et dans le menu Fichier, utilisez la commande "Zone d'impression" -> Définir.

A partir de maintenant, seule la zone sélectionnée sera imprimée (sur cette feuille). Vous pouvez annuler cette zone d'impression. Ceci permet par exemple de ne pas imprimer des calculs annexes à coté de votre facture.

5.3 Aperçu avant impression

Cette commande permet d'afficher sur votre écran la (les) feuille(s) comme elle sera effectivement imprimée.

5.4. Imprimer

Cette commande est presque identique à la commande d'impression d'autres logiciels bureautiques. Sauf que dans la partie impression, vous pouvez soit:

• si vous avez préalablement sélectionner une zone, n'imprimer que la zone sélectionnée.

• Imprimer les feuilles sélectionnées (à notre niveau la feuille en cours) suivant la zone d'impression si elle est définie - sinon toute la feuille.

5.5. Impression de notre facture Excel

Nous allons terminer ce petit tutorial Excel par la mise en page pour impression de notre facture. Pour rappel, si vous augmentez la taille d'une ligne (ou d'une colonne), toutes les cellules de la ligne (ou de la colonne) sont modifiées.

Commençons par augmenter la hauteur de quelques lignes au-dessus du tableau de calcul. Ceci va nous permettre de descendre le tableau. Pour cela nous devons supprimer la commande de protection de la feuille dans le menu Outils, nous la remettrons ensuite.

En insérant une ligne entre le tableau de calcul et l'en-tête de facture (+ refaire les bordures) et en sélectionnant la mise en page 1 page en hauteur et une page en largeur, modifiant le bord gauche à 3 cm, nous obtenons notre facture définitive.

D'autres commandes (qui seront vues plus tard dans ce tutorial) permettent de rechercher automatiquement les coordonnées du clients dans une liste, descriptions, prix et taux de TVA pour chaque produit et même d'obtenir les base de TVA suivant les taux de TVA de chaque produits. Pour une utilisation de ce type de fonctionnalité, l'utilisation d'une gestion commerciale est préférable.

Vous pouvez charger notre facture terminée ici, prête à imprimer, même si nous améliorerons le calcul TVA plus tard. N'oubliez pas d'ôter la protection de la feuille Excel pour la modifier à votre convenance (logo et coordonnées), conditions générales de vente en bas de la facture, ...