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10. Excel: Références relatives et absolues, copie et déplacement

1. Référence absolue et relative - 2. Modification en référence absolue directement - 3. Copier-coller - 4. Déplacement du contenu d'une cellule

Ce chapitre de la formation YBET sur Microsoft Excel reprend quelques notions plutôt compliquées et difficiles à reprendre dans des chapitres séparés mais nécessaires comme les références de cellules relatives et absolues dans les formules et différentes fonctions de copier - coller particulières dans Excel.

1. Référence absolue ou relative

Dès le premier chapitre, nous avons recopié des cellules (le sigle + en bas à droite d'une cellule) et automatiquement les références de cellules Excel se mettaient à jour: cette méthode est utilisée en  "références relatives". Très pratique dans les incrémentations pour adapter les formules automatiquement, elle pose parfois quelques problèmes.

Prenons un calcul d'intérêt sur un livret ou un compte d'épargne: chaque année, la somme déposée est augmentée des intérêts. Le calcul de base de l'année suivante va reprendre le total (somme de départ + intérêts cumulés). Nous souhaitons connaitre le montant total après X années. Au départ, entrons simplement le montant déposé sur le compte et le taux d'intérêt.

Au bout de la première année, le montant de base sera montant de départ[année-0]+intérêt[année-0]. En B3, nous allons taper la formule de calcul du montant[année-1]: =B2+B2*C2

Le montant de départ après 1 an est correcte mais si nous recopions la cellule vers le bas, Excel va automatiquement adapter la formule pour le montant de départ mais aussi le taux d'intérêt qui est de ... 0 en C3. Pour toutes les années suivantes, le capital de départ est faux. Une solution serait de recopier vers le bas la cellule C2 mais une autre méthode plus intelligente utilise les références relatives.

Dans une formule, si une cellule est reprise en référence absolue, elle n'est pas modifiée lorsque qu'on recopie la cellule.

  • $ devant la lettre (référence de la colonne) pour une cellule n'est pas mise à jour si vous recopiez la formule entre colonne. Exemple $C2: colonne C en absolu et ligne 2 en relatif
  • $ devant le numéro (référence de la ligne) pour une cellule n'est pas mise à jour si vous copiez la fonction vers le bas (ou vers le haut). Exemple: C$2: colonne en relatif et ligne 2 en absolu.
  • $ devant la lettre ET $ devant le numéro ne modifie jamais la référence de la cellule quelque soit le sens de copie de la fonction. Exemple: $C$2: colonne et ligne en absolu.

Dans notre exemple, nous recopions la fonction vers le bas, pour que le capital soit juste chaque année, nous allons remplacer la formule en B3 par =B2*(1+C$2). En recopiant la cellule, tous les montants annuels deviennent correctes. Les calculs d'emprunts, amortissements, ... sont expliquées ici.

2. Modifier les opérantes de fonctions existantes en absolu.

Pour modifier le contenu d'une cellule, deux solutions sont possibles, soit la touche F2 qui permet de modifier le contenu à l'intérieur de la cellule, soit de cliquer sur la formule dans la barre d'outils en haut, de sélectionner la référence que vous souhaitez modifier et d'appuyer sur F4.

3. Le presse papier

Dans les programmes fonctionnant sous Windows, le presse papier permet de sélectionner un texte, une image, ... de le copier (ou de le couper) pour le coller à un autre endroit, y compris dans un autre logiciel: c'est un genre de mémoire tampon. Facile d'utilisation pour la majorité des logiciels, il est géré un peu différemment par Excel. Depuis Office 2003, le presse-papier permet jusque 24 niveaux : chaque niveau peut être appelé par la combinaison de touches <Ctrl> + <F1>.

Dans le cas d'Excel, c'est un peu différent. L'utilisation du Copier ou du Couper est strictement identique: que la plage de départ soit une cellule ou une plage de cellule. Par contre, le "coller" est plus spécifique, dès que vous modifiez une cellule après le collage, le presse papier est supprimé, plus moyen de "coller".

La plage copiée est B2:B8 (entouré en pointillé ici). En positionnant le curseur en D6, le menu contextuel est modifié avec des Options de collage:

  • colle les chiffres et textes sans modification. Par contre, les formules sont collées en référence relative sauf si elles sont en absolu dans la plage de départ. Petit exemple, la cellule B3 contient la formule B2*(1+C$2), la cellule de destination devient D6*(1+E$2). Pourquoi? B2 est bien devenu D6. En Déplaçant de 2 colonnes vers la droite, C est transformé en E MAIS $2 est une référence absolue de la cellule de départ et ... n'est pas modifiée.
  • colle les valeurs de départ dans les cellules de destination: les formules ne sont pas copiées.
  • colle les fonctions (les nombres et textes sont copiés tel quel. Elle est quasiment identique à la première.
  • Effectue le collage mais fait passer les cellules de mode "en colonne" en mode "ligne" et vis versa. Les formules sont non seulement copiées mais aussi transposées: une référence de cellule en absolu sur la ligne devient une référence en absolu sur la colonne.

  • copie uniquement la mise en forme (bordures, police et couleur, couleur de fond, ...) mais aucun contenu.
  • colle le contenu des cellules de départ comme référence dans la cellule de destination (=cellule_depart). Exemple avec la cellule A2 collée dans la cellule E2.

  • Collage spécial: reprend quasiment toutes les possibilités de collages. Les opérations permet par exemple de coller en ajoutant, soustraire, multiplier ou diviser le contenu de la cellule de destination par le contenu copié.

Tous ces copier/coller fonctionne sur une même feuille, entre deux feuilles d'un même classeur et entre ... 2 classeurs comme nous avons vu ici. Si la zone de collage contient déjà un contenu, il est automatiquement remplacé.

4. Déplacement du contenu d'une cellule.

On a parfois besoin de déplacer une cellule ou une zone de cellule sur la même feuille sans vouloir se fatiguer "à comment coller?". C'est très facile. Sélectionnez la zone de départ et positionnez le curseur de la souris sur un des bords. Le curseur est modif en doubles flèches horizontales et verticales. Maintenez le bouton gauche enfoncé et déplacez la zone vers celle souhaitée. Si la zone de destination contient du contenu, Excel demande de confirmer le remplacement, contrairement à la même fonction avec le presse papier.

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