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2. Les fonctions Excel de base (anciennes versions).

1. La Fonction SOMME - 2. Introduction à l'utilisation des fonctions - 3. Une fonction simple, ENTIER - 4. La fonction arrondi

Même si les calculs avec les 4 opérations sous Excel sont intéressants, l'utilisation principale du tableur reprend surtout les fonctions. Cette partie va nous permettre d'utiliser quelques fonctions Excel simples, mais surtout de pouvoir en utiliser d'autres.

1. La fonction Somme()

Reprenons l'exercice facture du chapitre précédant. La première modification serait d'ajouter un total de nos lignes, en dessous du montant des articles. Nous pourrions utiliser en E21 une formule de type =E2+E3+ .... un peu long (en autre). Nous allons utiliser notre première fonction Excel, la SOMME. Positionnons le curseur sur la cellule E21 et cliquons dans la barre d'outils sur le symbole

=SOMME(E2:E20) s'inscrit dans la barre de formule, dans la cellule E21, E2:E20 est en sur brillance et la zone E2 à 22 est entourée. Si nous sélectionnons une autre zone avec la souris, la zone entre parenthèse dans la formule est automatiquement modifiée en conséquence mais ce n'est pas notre but. Pour accepter la plage de cellule, tapez <Entrée>. Remarquez le ":" entre la référence E2 et la référence E20. Ce sera important pour la suite du cours.

L'intérêt d'utiliser cette formule à la place de =E+E3+E4+... est déjà explicite mais il y en a une autre. Sélectionnez une ligne dans cet ensemble et utilisez le menu contextuel pour insérer une ligne (touche droite de la souris)

Reprenons notre résultat (maintenant en E22) et vérifions dans la barre de formule la fonction. Elle a été modifiée automatiquement par EXCEL pour tenir compte de cette insertion. Il faudra néanmoins recopier la formule de prix de la ligne.

Il nous reste deux petites formules à rajouter: le montant de TVA et le montant à payer. Si nous utilisons une TVA à 21 % (Belgique), la formule en E23 devient =E22*0,21 et la formule en E24 (montant à payer) devient =E22+E23

A ce stade, il reste deux petits problèmes: les chiffres derrière la virgule et la présentation. Nous les verrons plus tard.

2.2. Introduction à l'utilisation des fonctions

Le tableur EXCEL est utilisé par différentes professions: des mathématiciens, logisticiens, banquiers, ingénieurs, ... La liste des formules disponibles est donc importante. Le but n'est pas de les étudier toutes mais de vous permettre d'utiliser les fonctions qui vous intéressent.

Sélectionnons une cellule vide. Pour appeler la liste des fonctions, il suffit de cliquer dans la barre d'outils sur
ou d'utiliser la commande fonction dans le menu Insertion.

Après cette commande, la liste des fonctions possibles classées par catégorie apparaît comme ci-dessous. Les catégories de fonctions sont à gauche et les fonctions incluses dans chaque catégories à droite. Cette structure est très courante dans l'informatique. La présentation est un peu changée en EXCEL XP et 2003 (notamment une aide pour la recherche) mais le résultat est le même.

La catégorie "Dernières utilisées" reprend la dizaine des dernières commandes que vous avez faites. La catégorie "toutes" reprend l'ensemble des fonctions d'Excel, les utilisées, les moins utilisées et les … jamais utilisées. Sélectionnons la fonction somme que nous avons utilisée plus haut.

Je lis! Nombre1: nombre1;nombre2 représentent de 1 à 30 arguments .... Chaque fonction est livrée avec une aide sur les différentes rubriques à remplir.

Pour désigner la plage de cellule dont je veux la somme, je vais utiliser le bouton à coté de la plage "Nombre 1" demandée (cerclé en rouge). Une petite barre d'outils blanche apparaît. En sélectionnant une plage de cellule avec la souris, les références s'inscrivent automatiquement. Pour revenir à notre fenêtre précédente, il suffit de cliquer de nouveau sur le petit icône ou de taper <Entrée>.

Remarquez que les 2 références extrêmes de cette zone sont notées A2:A15. Le : signale à Excel que vous souhaitez toute la plage. Faisons de même mais en regard de Nombre2. La formule (affichée au-dessus) devient =SOMME(A2:A15;C2:C10)

Le résultat ci-dessus reprendra donc la somme des cellules comprises entre A2 et A15 + la somme des cellules reprises entres les cellules C2 et C10.

Les fonctions Max, Min, Moyenne, Mode s'utilisent de la même méthode.

2.3. Une fonction Excel simple, ENTIER: ENT().

Dans le menu Insertion, sélectionnons Fonction. Dans la liste, sélectionnons ENT qui affiche la valeur entière d'un nombre (nombre sans les chiffres derrière la virgule).

La fenêtre qui apparaît est identique à celle ci-dessus. Tout au-dessus, dans la barre des formules, =ent(). En effet, une fonction nécessite un calcul et tous calculs commencent par =. Il est suivi par le nom de la fonction, sans espaces.

Nombre est le nombre que nous voulons arrondir à la décimale inférieure. Cliquons sur la flèche rouge et la fenêtre disparaît pour laisser la place à notre grille habituelle.

A l'aide de la souris, cliquons sur la cellule pour laquelle nous souhaitons avoir le nombre entier (exemple A3) et appuyons sur la touche <Entrée> ou sur la flèche en rouge en haut. La fenêtre de fonction réapparaît comme ci-dessous.

La formule dans la barre des formules devient =ENT(A1). Nous pouvons maintenant appuyer sur OK pour récupérer le résultat. Intéressons-nous à la manière dont Excell a écrit cette fonction:

= puisque c'est un calcul

ENT, la fonction

(référence de cellule), la partie à calculer est entre parenthèses.

Remarquez qu'il n'y a pas d'espaces.

Voyons cette formule de manière plus théorique: =ent(nombre à calculer). Ce nombre à calculer peut en fait être n'importe quoi, un chiffre, une référence de cellule ou .. le résultat d'un calcul. Dans la barre de formules, nous pouvons par exemple taper =ent(A1+A2). Ceci fera d'abord l'addition du contenu de A1 et du contenu de A2, la formule retirera la valeur entière de cette formule. Voyons cette formule avec les aides de Microsoft.

Revenons à notre fonction ENT() de départ et utilisons l'icône pour faire apparaître la petite barre.

Sélectionnons la cellule A2 et tapons immédiatement sur le sigle +. Si nous sélectionnons la cellule A3 avec la souris, ceci devient dans la barre blanche A2+A3, et ainsi de suite. Nous aurions également pu prendre une cellule contenant une autre fonction mais cette façon de travailler pose quelques problèmes de présentation. Nous verrons les fonctions imbriquées à la fin de ce chapitre.

Une remarque, cette fonction ne permet pas vraiment d'arrondir les chiffres, elle se contente de supprimer les chiffres derrière la virgule.

2.4. La fonction ARRONDI

La fonction arrondi permet d'arrondir à un nombre de chiffres souhaités un nombre réel. Même si nous verrons qu'il y a moyen de demander de n'afficher qu'un certain nombre de chiffres derrière la virgule, cette formule est primordiale. En effet, si vous demandez de n'afficher que les 2 derniers chiffres derrière la virgule, EXCEL utilise tous les chiffres derrière la virgule. La somme des arrondis n'égale pas forcément l'arrondi de la somme.

Ceci peut poser quelques petits problèmes de calcul. Par contre, dans le cas de la fonction ARRONDI() (idem pour la fonction ENT() ci-dessus), les calculs à base de ces cellules n'utiliseront que les nombres résultats de ces fonctions.

Remplissons Nombre par la cellule E22 (le résultat est l'arrondi de la valeur reprise dans cette cellule - même si notre cellule E22 reprend un résultat de fonction) et le nombre de chiffres derrière la virgule, utilisons 2 pour l'€. La formule devient =arrondi(E22;2).

L'étape suivante de notre cours excel va être de mettre des calculs (fonctions) inclus dans d'autres calculs (fonctions), par exemple l'arrondi d'une somme.

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