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La gestion des achats avec Ciel Point de vente

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Le cours

1. Introduction

2. Démarrage du logiciel

3. Première vente

4. Encodage des produits

5. Création du magasin

6. Configuration

7. Entrée des produits

8. Configuration des touches de fonction

9. Ecran de vente, produits.

10. Factures achats

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Cours Excel, un tutorial en ligne pour créer ses factures, tris et filtres des données, fonctions spécifiques.

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Ciel Point De vente: 10. Les achats

1. Introduction - 2. Les fournisseurs. - 3. Encodage d'une commande - 4. Livraison partielle - 5. Livraison complète - 6. Commandes livrées ou non livrées? - 7. En résumé.

Les logiciels de caisse gèrent les ventes mais aussi les achats, c'est une grosse différence par rapport à une caisse enregistreuse. Ceci permet également de faciliter l'inventaire de fin d'année. Dans les quelques chapitres qui suivent, nous allons nous intéresser aux différentes fonctions, l'encodage des achats, des fournisseurs, ... mais aussi les aides fournies par Ciel point de vente pour automatiser les commandes fournisseurs. Ce type de logiciel ne gère que les achats de marchandises, pas de services. C'est la comptabilité qui va intégrer les factures d'électricité, chauffage, eau, ...

On a déjà vu dans une fiche article quelques parties comme le stock minimum et maximum utilisés justement pour cette partie recommande automatique mais aussi le prix d'achat et le code du fournisseur. Tous les commerçants n'utilisent pas ces fonctions, rarement dans la restauration - café, produits périssables comme la vente de légumes frais, ... puisqu'une large partie fait appel à la gestion des stocks.

2. Les fournisseurs

Dans le menu Données, sélectionnez la commande Fournisseurs. Ceci propose une liste similaire à ce qu'on a déjà vu dans les précédents chapitres. Créez en un pour afficher la fenêtre ci-dessous. Cette partie ne pose aucun problème, à part le numéro de TVA qui n'accepte que les entreprises belges, mais accepte les livraisons intra-communautaires directement dans l'encodage d'un achat.

Nous allons simplement utiliser cet unique fournisseur pour la suite de ce chapitre. Dans la fiche, le taux de réduction a été mis à 30 %. Cette partie retire automatiquement le pourcentage à la fin de chaque commande. Si vous travaillez uniquement avec un prix d'achat fixe (pas de réduction sur le prix d'achat, laissez-le à 0%.

3. Encodage d'un commande

Travaillons d'abord manuellement en entrant simplement une livraison dans le logiciel de caisse. Dans le menu Traitement, sélectionnez la commande Achat. Première remarque, comme mentionné comme titre de la fenêtre, c'est d'abord à réceptionner: c'est donc une préparation de commande fournisseur, pas un bon de livraison ou une facture. Ciel permet d'encoder les entrées de marchandises avant la réception de la facture. L'encodage du fournisseur est obligatoire avant de débuter.

Pour insérer les lignes d'articles, on va créer (via le bouton du même nom en bas à droite) les lignes. Par défaut, le logiciel de vente ne va proposer comme code article que ceux dont la fiche mentionne notre fournisseur dans sa propre fiche article. Cette fonction peut sembler bizarre mais permet de restreindre le nombre d'articles de la liste. Pour afficher tous les articles, y compris ceux où le fournisseur n'est pas renseigné, cochez la case "Liste étendue". Si un produit a été commandé chez un fournisseur, la fiche produit est automatiquement mise à jour. On voit tout de suite l'intérêt d'avoir correctement créer une méthode de codes articles puisqu'il n'y a plus dans cette partie de rayons, familles et autres.

Une fois le code article sélectionné, entrez la quantité (commande). Une fois la ligne terminée, la colonne "Quantité en reliquat" en regard de l'article va être mise également à jour.

En sortant de cette fenêtre, la nouvelle commande est intégrée dans la liste. Voyons maintenant ce qui se passe au niveau des stocks de la fiche article CANIMP5560 après une commande de 3 unités.

La quantité commandée passe à 3, les stocks (ici -13 dues aux ventes précédentes) reste fixe. Nous venons finalement de faire une commande. Par rapport à d'autres logiciels de Ciel comme la gestion commerciale, il n'y a pas de validation de la commande, les quantités sont automatiquement entrées dans la fiche du produit. Par contre, si nous supprimons la ligne dans la commande, la quantité commandée repasse à zéro (idem si vous supprimez l'entièreté de la commande).

4. Encodage d'une livraison partielle.

Reprenons notre commande. cette fois nous allons sur ce code faire deux opérations. La première est de modifier la quantité livraison à deux, la deuxième est la modification du prix, de 68 à 72 €

En sortant, le logiciel de vente va proposer de valider la livraison. Non ne va rien modifier dans la fiche de l'article. Par contre, en validant, la quantité en stock va être modifiée et ... nous avons modifier le prix d'achat. Automatiquement, une fenêtre va proposer de mettre à jour les tarifs. Non ne modifiera pas les prix. Oui va modifier la fiche du produit mais aussi proposer l'impression d'étiquettes pour cet article modifier.

Déjà, le nouveau prix d'achat est modifié, le prix de vente en ligne 1 est également modifié. Au niveau des stocks, deux livrées mais une toujours en commande. La quantité commandée passe à 1 et les stocks passent de -13 à -11.

5. Encodage d'une livraison complète.

A la réception d'une commande, il y a plus simple en utilisant le bouton "Tout livrer", y compris si vous n'utilisez pas la partie "commande de Ciel", uniquement les livraisons pour mettre à jour vos stocks. cette solution est la plus souvent utilisée: tout est mis à jour après l'acceptation de la validation. Vous pouvez encore supprimer une ligne (ou l'ensemble de la livraison) après avoir valider la livraison: de nouveau, les stocks sont mis à jour en temps réels.

6. Commandes livrées ou non.

Dans la liste des achats, il n'y a pas moyen de voire ce qui est livré ou non (totale ou partiel). La seule méthode est de vérifier la fiche de commande et comparer la quantité commandée avec la quantité livrée. La seule réelle solution est de passer par le menu Impression -> achat et de demander uniquement les achats avec reliquat.

7. En résumé.

La partie achat standard permet de gérer les stocks mais aussi les prix automatiquement dès la validation de la commande (ce qui crée une livraison), en tout ou ligne par ligne. Cette dernière possibilité peut poser quelques problèmes, principalement en cas d'encodage rayon. Je conseille à tous utilisateurs de vérifier minutieusement les modifications de prix en imprimant les étiquettes: en cas d'augmentation du prix, l'étiquette reprendra "Remise" pour l'article. Ces étiquettes peuvent aussi être imprimée via la touche article. De nouveau, Ciel gestion commerciale ne met pas les prix de vente à jour lors de la modification du prix d'achat.

Si vous n'utilisez pas cette fonction, gardez le suivi en stock pour les inventaires mais décochez la case "Avertissement quantité en stock insuffisante" dans les options. Vous devrez vérifier manuellement les modifications de prix, une perte de temps.

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